이메일로 주주총회소집통지서를 보낼 수 있을까요?

한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2024. 2. 15.

결론

주주총회를 정상적으로 개최하는 중소기업이 늘어나면서 담당자들은 주주총회 준비에 골머리를 아파합니다.

조금 더 경제적이고, 편리한 방법을 찾고 있습니다.

주주총회소집통지서를 우편으로 발송하는 것보다 이메일로 보내는 것이 훨씬 편해 보입니다.

그래서 아주 자주 주주총회소집통지서를 이메일로 보낼 수 있는지 여부에 대해 질의를 합니다.

정기주주총회 시즌이면 소집통지서를 일일이 우편으로 보내는 일이 부담이 됩니다. 주주의 동의만 받아 두면 전자문서로 보낼 수 있습니다. 주주총회 소집통지서를 이메일로 보내는 요건과 주주명부 관리 방법을 정리했습니다.

정기주주총회 시즌이 다가왔습니다. 주주총회를 정상적으로 개최하는 중소기업이 늘어나면서 담당자들은 주주총회 준비에 골머리를 아파합니다. 조금 더 경제적이고, 편리한 방법을 찾고 있습니다. 주주총회소집통지서를 우편으로 발송하는 것보다 이메일로 보내는 것이 훨씬 편해 보입니다. 그래서 아주 자주 주주총회소집통지서를 이메일로 보낼 수 있는지 여부에 대해 질의를 합니다. 주주총회소집통지서를 이메일로 보낼 수 있을까요? 염법은 어떻게 답변하는지 알아보겠습니다.

주주총회 소집통지 방법에 관한 상법규정

상법 제363조(소집의 통지)

제363조(소집의 통지)① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송 하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다.② 제1항의 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다.③ 제1항에도 불구하고 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다.④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다.⑤ 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다.⑥ 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다.⑦ 제1항부터 제4항까지의 규정은 의결권 없는 주주에게는 적용하지 아니한다. 다만, 제1항의 통지서에 적은 회의의 목적사항에 제360조의5, 제360조의22, 제374조의2, 제522조의3 또는 제530조의11에 따라 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 그러하지 아니하다 .법령 원문 기준: 국가법령정보센터

이메일로 주주총회 소집통지서를 발송하는 방법

1. 전자문서로 소집통지를 보낼 수 있는 근거

상법에 따라 사전에 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 주주총회 소집통지서를 발송할 수 있습니다. 이메일도 전자문서의 하나 이므로, 주주의 동의를 받았다면 주주총회 소집통지서를 이메일로 발송하는 것도 가능합니다. 이메일 뿐만 아니라 카독이나 문자도 전자문서의 하나이므로, 카톡 이나 문자로 주주총회 소집통지서를 발송할 수 있는 것입니다.

실무판단 · 전자문서 소집통지 동의서 — 따라서 주주로부터 동의서를 받을 때 [이메일]이라고 제한하지 말고 [전자문서]로 소집통지서를 발송하는 내용으로 동의서를 받아 두시는 것이 좋습니다.

2. 동의를 받지 못한 주주에 대한 처리

각 주주의 동의를 받을 수 있으므로, 동의를 받은 주주에게는 전자문서로, 동의를 받지 못한 주주에게는 서명으로 주주총회의 소집통지서를 발송하는 방법도 가능합니다. 소집통지서를 발송할 때마다 동의를 받아야 하는 것은 아닙니다. 한 번 동의를 받아 놓으면 소집통지를 할 때마다 전자문서로 발송하는 것이 가능합니다. 따라서 주주명부를 관리할 때 동의를 받은 주주는 동의일자와 이메일 주소를 주주명부에 기재해 놓아야 합니다.

자주 묻는 질문

소집통지서를 카톡이나 문자로 보내도 되나요?

주주의 동의를 받았다면 가능합니다. 이메일뿐 아니라 카톡이나 문자도 전자문서의 하나이기 때문입니다. 동의서에는 이메일로 한정하지 말고 전자문서로 발송한다는 내용으로 받아 두시는 것이 좋습니다.

주주 동의는 소집통지를 보낼 때마다 다시 받아야 하나요?

아니요. 한 번 동의를 받아 놓으면 이후의 소집통지에도 전자문서 발송이 가능합니다. 다만 동의를 받지 못한 주주에게는 서면으로 발송해야 하므로, 동의 일자와 이메일 주소를 주주명부에 기재해 관리하시는 것이 좋습니다.

소집통지서를 이메일로 보내시려면 주주별로 전자문서 발송에 대한 동의부터 받아 두시기를 권해드립니다.

한길합동법무사사무소(강남역 사무소)서울 강남구 강남대로84길 23, 207호02-552-8373[email protected]법무사 염춘필 권점희 박용일

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