‘주주총회’ 관련 컨설팅

대한법무사협회에서 발행하는 월간지 [법무사]에 기고했던 글을 올려 놓습니다.

실무 포커스 / 상업등기 실무

‘법무사 기업컨설팅’ 사례연구 ⑭

‘주주총회’ 관련 컨설팅

염춘필 / 법무사(서울중앙회)

지난 호의 이사회 관련 컨설팅에 이어 이번 호에서는 주주총회와 관련한 컨설팅 사례를 소개한다. 주주총회 관련 사례는 양이 방대하여 우선 이번 호에서는 소집절차와 관련한 사례들을 소개하고, 의결권 등에 대해서는 이후 추가로 한 번 더 소개하도록 하겠다. 다음 호에는 정기주주총회 시즌을 맞이해 임원의 임기 등에 관련한 컨설팅 사례들을 소개할 계획이다. 열독해 주시는 모든 독자 여러분께 깊이 감사드린다. <필자 주>

<사례1> ‘실버 사기단’ - 주주총회 소집절차의 중요성

의사록 공증을 맡기는 공증 사무실의 실장으로부터 전화가 왔다.

“염 법무사님. 혹시 신문기사 난 것 보셨나요?”

“아니, 무슨 신문기사요?”

“왜, 지난해에 용인에 토지를 많이 가지고 있던 회사의 대표이사를 해임하고, 새로 대표이사를 선임한다면서, 주주총회 의사록과 이사회 의사록을 작성해 공증해 달라고 해서 먼저 법무사님과 상의해 보라고 보내드렸던 노인 두 분 있잖아요.”

“아, 그 분들이요. 생생하게 기억나지요.”

“그 분들이 ‘실버 사기단’이라며 신문기사가 났네요. 한 번 검색해 보세요.”

필자는 ‘실버 사기단’이라는 선정적인 문구에 혹 해서 바로 인터넷 검색을 해 보았다.

‘분당경찰서는 위조한 문서로 법인등기부등본을 변경해 기업의 전재산을 가로챈 혐의(공정증서원본부실기재죄)로 김모씨 등 2명을 구속했다. 경찰에 따르면 용인시 소재 물류배송업체 A사의 소액주주였던 김 씨 등은 지난해 3월부터 9월까지 총 10차례에 걸쳐 임시주주총회 및 이사회 의사록을 위조해 대표이사와 이사, 감사 등을 자신들로 바꾼 뒤 법인등기부등본을 변경하는 수법으로 회사를 가로챘다.’

기사에는 이들이 등기부상 대표이사가 된 후 262억 원 상당의 토지를 처분하는 가등기를 하고, 예금채권 20억 원을 인출하려다 미수에 그친 사건이라는 내용도 있었다. 이 사건의 주인공들을 기억할 독자가 있을지도 모르겠다. 지난 2014년 『법무사』 지 5월호 ‘대표이사 해임’과 관련한 컨설팅에서 한 사례의 주인공으로 소개했던 분들이다.

필자의 사무실에 찾아와 당사자들이 작성한 주주총회와 이사회 의사록을 제시하면서 대표이사 해임과 선임등기를 요구해서 한참 실랑이를 하고, 주주총회 소집절차에 하자가 있을 것으로 판단되어 등기를 수임할 수 없다고 거절한 후, 정상적인 절차를 거쳐서 다시 주주총회를 소집할 것을 권유했던 사건이었다.

다행히 필자는 당시 이사를 해임 및 선임하는 주주총회의 소집절차 상 하자를 지적하고, 법원에 임시주주총회 소집허가신청을 거쳐 적법 절차에 따라 주주총회를 개최할 것을 권유하면서 수임을 거절했기 때문에 이 사건에 휘말려 들어가지 않을 수 있었다. 사건을 보고 제일 먼저 어떤 법무사님이 이 일을 수임했을까 걱정부터 들었다. 적법한 절차를 거쳐 주주총회를 소집하는 것은 그만큼 중요한 일이다.

<사례2> 학교기술지주회사 - 주주총회 소집, 어떻게 하나요?

요즘은 각 대학마다 기술지주회사를 만들어서 교원 및 학생 또는 그 학교 출신자의 창업을 도와주거나 이들이 창업하는 회사에 직접 투자를 하고 있다. 학교기술지주 회사들은 산학협력단이 자본을 출자해서 설립한 회사들이다. 이런 회사 중 한 곳에 근무하고 있는 회계사로부터 연락이 왔다.

“저희가 관리하고 있는 회사 중에 주주총회 소집과 관련하여 컨설팅을 받고자 하는 회사가 있습니다. 법무사님을 소개시켜 드렸습니다. 오후에 사무실로 방문할 예정인데 상담을 부탁드려요.”

“오후에 제가 사무실에 있으니까, 편안한 시간에 사무실에 오시라고 해 주세요. 회사등기사항전부증명서와 주주명부, 정관을 지참해서 방문하라고도 전해주시고요.”

오후에 아주 앳되어 보이는 젊은 여성과 거의 같은 또래의 남성 2명이 사무실을 방문했다.

“안녕하세요. 혹시 〇〇대학 기술지주회사 〇〇회계사님으로부터 연락을 받으셨는지요?”

“네. 주주총회 소집과 관련해 상담을 해드리라는 연락을 받았습니다. 어떤 문제가 있나요?”

“저희는 대학교 창업동아리에서 만나 졸업과 동시에 회사를 설립해 운영 중인데요. 회사를 설립한 지는 1년이 조금 지났습니다. 대학 다닐 때 공유경제가 사회적 화두가 되어서 공유경제에 관한 이론을 바탕으로 사업을 구상했습니다.”

필자는 공유경제 개념을 바탕으로 한 사업이라고 해서 호기심을 갖고 물어보았다.

“자동차를 공동으로 사용하는 아이템에 대해서는 들어봤는데, 어떤 사업 아이템인가요?”

“회사가 아직 사업개발을 완료한 단계가 아니라서 아이템을 공개하기는 어렵고요. 다만, 저희는 2,30대를 주요 고객층으로 하고 있고, 공유개념과 스마트폰 앱에 기반을 두고 있어요. 대학생 창업경진대회에서 수상도 했고, 덕분에 두 곳의 기관투자자로부터 많은 돈은 아니지만 투자를 받았어요.

그리고 이번에 약간 큰 규모의 투자를 유치했는데, 보통주가 아니라 상환전환우선주로 주식을 인수한다고 합니다. 투자자가 투자에 앞서 회사의 정관을 정비할 것을 요구했어요. 정관을 변경하려면 주주총회를 해야 한다고 해서, 기존 기관투자자들한테 주주총회를 하자고 했더니 정식적으로 소집절차를 거쳐 주주총회 소집통지를 하라고 해요. 저희들이 이런 분야에는 전혀 지식이 없어 이렇게 찾아왔습니다.”

“아, 다행이네요. 그래야 저희 같은 사람들이 필요하지요. 앞으로도 이런 일은 전문가나 실무자들에게 맡기고, 창조적인 곳에 역량을 집중하는 것이 좋습니다.”

필자는 웃으면서 등기사항전부증명서, 주주명부, 회사 정관을 살펴보았다.

“우선, 정관상 회사가 발행할 주식의 총수와 발행주식의 종류, 종류주식의 내용과 수를 변경할 필요가 있습니다. 정관을 변경하려면 주주총회를 열어야 하구요, 주주총회는 이사회가 소집결정을 하고, 대표이사가 소집통지를 하게 되어 있습니다. 귀사의 경우 자본금이 10억 원 미만이고, 이사가 1인이므로 이사회가 구성되지 않습니다. 이때에는 이사회에 갈음하여 이사가 소집결정을 하고, 소집통지를 하게 됩니다.”

“2월 10일 주주총회를 개최하고자 하는데, 언제 소집통지를 해야 하나요?”

“원칙적으로 주주총회 2주일 전에 소집통지를 해야 합니다. 그런데 귀사는 자본금 10억 원 미만인 회사이기 때문에 10일 전에 소집통지를 할 수 있습니다. 총회일과 소집통지일을 제외하므로 1월 30일까지는 소집통지를 해야 하지요.”

“통지를 서면으로 해야 하나요? 저희 세대는 e-메일이 훨씬 편한데요.”

“서면으로 주주총회 소집통지를 합니다. 다만 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있습니다. 만약 회사가 사전에 주주로부터 주주총회 소집통지서를 전자문서로 발송해도 좋다는 동의와 e-메일 주소를 받아 두었다면, 주주총회 소집통지서를 전자문서로 발송할 수도 있습니다. 혹 주주로부터 동의서를 받아두었는지요?”

“아니요. 그런 동의서는 받아두지 않았어요. 그러면 지금은 어쩔 수 없이 우편으로 발송해야 되는군요?”

“주주 간에 분쟁이 있을 것 같으면 내용증명우편으로 발송하는 것이 좋습니다. 그렇지 않다 면 보통우편으로 발송해도 됩니다. 물론 직접 전달하고, 수령증을 받는 것도 가능합니다.”

“소집통지서에는 어떤 내용을 기재해야 하나요?”

“우선 주주총회의 일시와 장소, 목적사항을 기재합니다. 다만, 정관을 변경할 경우에는 정관 변경사항을 구체적으로 기재해서 보내야 합니다. 보통은 통지서 뒤에 신구대조표를 첨부해서 보냅니다. 그리고 별도로 주주가 주주총회에 참석할 때 제출하는 참석증, 그리고 대리인에게 그 참석을 위임할 경우 제출할 위임장을 별지로 만들어서 같이 보냅니다.

회사의 경우에는 정관 변경사항에 ‘회사가 발행할 주식총수’의 변경이 있으므로, 주주총회 후에 이에 대한 변경등기를 해야 합니다. 따라서 주주총회의사록을 공증해야 하는데 공증을 하기 위한 주주의 공증위임장을 동봉하고, 안내문에 공증용 위임장에 주주 인감을 날인하고, 인감증명서를 첨부해 달라고 기재합니다.”

“그러면 법무사님께서 그런 소집통지서와 부속서류를 모두 만들어 보내주실 수 있나요?”

“네. 제가 저희 세대에서도 편리하게 느끼는 e-메일로 보내드리겠습니다.”

<사례3> 상장폐지 회사를 인수합병한 회사 - 주주총회 소집통지, 신문공고로 가능한가요?

10년 전 상장이 폐지된 회사를 인수해 기존 회사와 합병을 한 후, 현재까지 활발히 영업활동을 해오는 거래처가 있다. 이 회사는 대기업 군에 속하는 회사로 주주총회 담당자가 2년마다 바뀌는데 그때마다 같은 질문이 반복된다.

필자 또한 법률 서비스업에 종사하는 지라, 항상 친절하게 상담에 응하고 있다. 그 회사의 총무담당 대리로부터 전화가 왔다.

“법무사님, 회사가 정기주주총회를 준비하고 있습니다. 그런데 아시다시피 저희 회사의 경우 상장이 폐지된 회사를 인수해 합병한 적이 있기 때문에 소액주주들이 1천명이 넘습니다. 회사 정관에 ‘의결권 있는 발행주식 총수의 100분의 1 이하의 주식을 소유하는 주주에게는 정관으로 정하는 바에 따라 주주총회일 2주 전에 주주총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 〇〇신문과 〇〇일보에 각각 2회 이상 공고함으로서 「상법」 365조 제1항의 주주총회 소집통지를 갈음할 수 있다.’는 조항이 있습니다.

그런데 이에 해당하는 소액주주들에게 주주총회 소집통지를 하지 않고, 공고로 갈음할 수 있는지요? 제가 업무를 인수인계 받으면서 이에 대한 설명을 들었는데 정확히 기억이 나질 않아서요.”

“대리님. 그 정관조항은 상장회사에만 적용됩니다. 상장회사의 경우 소액주주들에게 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고하거나 전자적 방법으로 공고를 하는 경우에는 개별적인 소집통지를 하지 않아도 됩니다. 그런데 비상장회사의 경우, 비록 이러한 정관규정이 있다고 하더라도 적용하지 않습니다. 따라서 서면으로 소집통지서를 발송해야 합니다.”

“주주총회 소집통지를 하는 것도 큰일이군요. 하나만 더 물어보겠습니다. 작년 정기주주총회 소집통지를 했던 자료를 살펴보니 소액주주들에게 보낸 주주총회 소집통지서가 반송되어 왔습니다. 이렇게 반송되어도 문제가 없는지요?”

“주주명부에는 주주의 성명과 주소를 기재합니다. 만약 주주의 주소가 바뀐다면 주주가 그 사실을 회사에 통지해 주어야 합니다. 그러면 회사는 주주명부상 주주의 주소를 변경해서 기재합니다. 주소가 변경되었음에도 불구하고 주주가 변경된 주소를 회사에 통지하지 않았고, 회사는 주주명부에 기재된 주소로 주주총회 소집통지서를 발송했다면, 적법하게 소집통지를 한 것으로 봅니다.”

“그렇군요. 정기주주총회를 준비하다가 의문 나는 사항이 있으면 다시 연락드리겠습니다.”

<사례4> 부동산합작투자회사 - 소집절차 없이 주주 전원이 참석해 진행한 주주총회의 효력

울산에 본점을 두고 있는 상장회사의 주식 담당자로부터 연락이 왔다.

“상장회사협의회에서 주간하는 주식담당자 워크숍에 갔다가 법무사님 소개를 받고 전화 드립니다. 서울에 올라갈 때 한 번 사무실을 방문하겠습니다.”

그는 맑고 투명해 듣는 사람도 기분이 좋아지는 목소리였다.

“저희 회사와 또 다른 상장회사, 그리고 외국계 펀드와 합작으로 3년 전에 부동산투자를 전문으로 하는 회사를 설립했습니다. 이 회사는 한국에 본점을 두고 있고, 미국에 있는 대형 쇼핑몰을 3천5백만 달러에 매입하여 임대업을 하고 있습니다.

설립할 때는 저희 회사가 25%, 또 다른 상장회사가 24%, 외국계 펀드가 51%를 투자했습니다. 외국계 펀드의 대표자가 이 회사의 대표이사가 되었습니다. 이사는 대표이사를 포함해 모두 4명이며, 외국계 펀드가 2명, 내국 회사가 각각 1명씩 추천해서 선임했지요.

그런데 지난해 말에 저희 회사가 외국계 펀드의 주식 전부를 인수했습니다. 주식을 인수하면서 외국계 펀드가 선임한 이사와 대표이사의 사임서를 받고, 새로 대표이사를 선임하려 했는데, 임기가 올해 정기주주총회일까지여서 얼마 남지도 않았고, 대표이사가 현지에 체류하면서 임대사업장을 직접 관리하고 있는지라 업무 인수인계 시간도 필요할 것 같아서 이번 정기주주총회에서 임기만료로 퇴임하면 후임 대표이사와 이사를 선임하려 했습니다.”

“그런데 무슨 문제가 생겼나요?”

“현지에서 깜짝 놀랄 만한 소식이 와서 지금 난리가 났습니다. 대표이사가 쇼핑몰을 매각하려고 한답니다. 대표이사가 외국계 펀드의 대표직에서 해임된 것으로 보아, 외국계 펀드 내부에서 이번 주식매각과 관련해 무슨 문제가 발생한 것 같습니다.”

“아니, 그런 일도 있을 수 있나요?”

“지금 저희도 긴가민가하고 있습니다. 그래서 부사장님이 오늘 급하게 미국으로 출장을 가셨습니다.”

“글쎄요, 사실관계부터 확인하는 것이 우선이겠네요. 정말 대표이사가 쇼핑몰을 매각하려 한다면, 매각작업을 정지시킬 수 있는 법률적 조치를 취할 수 있는지 여부에 대해서는 미국 변호사와 상의해 봐야 할 것 같고, 한국에서는 합작회사의 현 대표이사의 대표이사 직위를 박탈하는 것이 급선무이겠네요.”

“그렇습니다. 그래서 저희가 여러 경우의 수를 검토해 보았습니다. 다 설명드릴 수는 없고, 적법하면서도 가장 빠르게 대표이사를 해임하고 선임해야 합니다. 오늘 당장 해임하고, 선임하라는 것이 저에게 주어진 과제입니다. 법원에 임시주주총회 소집허가신청을 하거나 할 여유가 전혀 없습니다.”

“회사가 검토한 안은 어떤 것이 있나요?”

“주주총회 소집절차 없이 임시주주총회를 개최하는 안(案)입니다. 그런데 이 안을 검토하다가 문제가 발생했습니다. 2014년도에 시행된 개정 「상법」에 따르면 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있지 않습니까? 그런데 이 회사의 경우에는 자본금이 100억 원입니다.

반대해석을 한다면 자본금 총액이 10억 원 이상인 경우에는 주주 전원의 동의가 있을 경우라 하더라도 소집절차를 거쳐 주주총회를 개최하라는 뜻 아닙니까? 그렇다면 이 회사의 경우 이사회에 의한 임시주주총회 소집결의와 주주총회 소집통지를 해야 할 것으로 판단되는데, 그러면 현재 상태에서 바로 주주총회를 개최할 수 없는 상황이 되어 버립니다.”

필자는 회사의 고민을 충분히 이해할 수 있었다. 그리고 「상법」 해석에 대해서도 일응 수긍되는 점도 있었다.

“여러 가지 검토를 하셨네요. 혹시 「상법」 해석에 대해 법무법인의 의견을 받아보신 건 있는지요?”

“아뇨. 워낙 급하게 검토했는지라 아직 법무법인에 의견 조회를 하지는 않았습니다. 당장 대표이사를 변경하라는 지시인데, 의견 조회를 하면 며칠 걸릴 거 같아 우선 법무사님 의견을 들어보려고 전화를 드렸습니다.”

“네. 저도 지적하신 개정 「상법」 조항을 여러 번 고민해 보았습니다. 개정 「상법」 이전에 대법원의 일관된 판례에 따르면 주식회사의 임시주주총회가 법령 및 정관상 요구되는 이사회의 결의나 소집절차 없이 이루어졌다고 하더라도, 주주 전원이 참석하여 총회를 개최하는데 동의하고 아무런 이의 없이 만장일치로 결의가 이루어졌다면 그 결의는 특별한 사정이 없는 한 유효하고, 그 결의에 따른 등기는 실체관계에 부합하는 것으로, 이를 부실의 사항을 기재한 등기를 할 수 없다고 합니다.

저는 개정 「상법」에서 10억 원 미만의 자본금 제한을 둔 것에 대해 이런 대법원의 일관된 입장을 「상법」에 반영한 것이라 해석하며, 예시라고 보고 있습니다. 주주총회 소집절차의 하자를 다투는 것은 주주의 주주권을 보호하기 위한 것인데, 총주주가 참석하여 총회를 개최하는데 동의하고, 주주 전원이 결의안에 만장일치로 찬성하였다면, 주주총회 소집절차의 하자는 치유되었다고 보는 것이 합리적이라 생각하기 때문입니다.”

“그러면 이 회사는 주주가 2명이니까 주주 전원이 소집통지 절차를 생략하는 것에 동의를 하고, 주주총회에 참석하여 이사 해임 및 선임을 결의하면 주주총회 소집절차에 대한 하자가 치유된 것으로 보아도 되겠군요.”

“그렇습니다. 다만, 주주총회 후 바로 이사회를 개최하여 대표이사를 선임해야 하므로, 외국인 이사 두 명을 모두 해임하고, 새로 이사 1인 이상을 선임해 이사회를 개최하면 됩니다. 그런데 개정 「상법」에 대한 해석은 사견이므로, 약간 시간을 가지고 좀 더 검토해 보는 것도 나쁘지 않습니다.”

“우선 법무사님의 의견을 사장님께 보고 드리겠습니다. 혹시 오늘 바로 진행하라는 결정이 내려지면 법무사님이 울산에 내려와 관련된 등기를 해 주실 수 있습니까?”

“그럼요. 그런데 그 회사의 주주명부를 갖고 계시나요?”

“네. 다행히 저희 회사가 주식을 인수하면서 저희 회사로 명의개서 된 주주명부를 갖고 있습니다. 주주명부에 법인인감도장이 날인되어 있고, 법인인감증명서도 첨부되어 있습니다. 다만, 이 회사의 법인인감도장을 갖고 있지는 않습니다. 이 곳 공증사무실에서는 이 회사의 법인인감도장도 있어야 한다는데….”

“정말 다행입니다. 법인인감도장이 날인된 그 회사의 주주명부와 법인인감증명서를 갖고 계시다면, 그 회사의 법인인감도장은 필요하지 않습니다. 물론 일부 공증사무실에서는 그 회사의 법인인감도장도 필요하다고 하는 경우도 있는데, 엄격하게 따지면 그 회사의 법인인감도장이 꼭 필요한 것은 아닙니다. 걱정하지 마시고, 회사 내부에서 결정이 나면 연락주시기 바랍니다.”

“감사합니다. 의사결정이 나면 바로 연락드리겠습니다.”

<사례5> 스마트폰 부품 생산회사 - 주주총회 소집의 철회

오산에 본점을 두고 있는 한 스마트폰 부품 생산회사의 경영지원팀장으로부터 연락이 왔다. 이 팀장과는 근 10여 년이 넘게 업무관계로 친하게 지내온 사이다.

“법무사님. 오후에 사무실에 계시나요?”

“왜요? 회사에 무슨 일이 생겼나요?”

전화로 상담을 하지 않고 바로 사무실로 방문하겠다는 말을 듣고, 직감적으로 회사에 무슨 중요한 일이 생겼구나 싶었다. 점심식사 후 사무실을 찾아온 팀장은 평소와 달리 심각한 얼굴로 인사를 했다.

“대표이사 겸 대주주가 경영권 및 주식 전부를 제3자에게 양도하기 위해 계약을 체결했습니다. 지난달에 경영권 및 주식에 대한 양수도 계약을 체결하고, 계약금까지 받은 상태입니다.”

“누가 회사의 경영권을 인수했나요?”

“대표이사가 비밀리에 추진해 왔던 일이라, 저희도 양수인에 대해 정확한 정보가 없습니다. 다만, 계약 당사자는 실질적 양수인이 아니고, 그 뒤에는 코스닥 상장회사의 대주주가 있다는 소문이 있습니다. 전문적으로 M&A를 하는 분들인지의 여부도 아직 알 수 없습니다.”

“그런데 무슨 문제가 있나요?”

“중도금을 10일 날 받기로 하고, 잔금은 임시주주총회에서 상호 및 임원변경을 마치면 받기로 한 모양입니다. 이를 위해 이달 20일자로 임시주주총회를 소집해 놓았습니다. 그런데 회계법인이 회사의 재무상태에 대한 실사를 하던 도중에 재무상태변동표에 반영이 되지 않은 부실자산이 밝혀졌습니다.

양수인은 부실자산액만큼 양수도 대금의 감액을 주장하면서 도금 지급일에 중도금을 지급하지 않았습니다. 물론 대표이사는 양수도 대금의 감액을 받아들일 수 없다고 하면서 중도금을 지급하지 않으면 계약을 취소하고, 이미 소집한 주주총회도 철회하겠다면서 저한테 주주총회 소집을 철회하거나, 주주총회일을 연기할 수 있는 방안을 찾아보라고 해서 이렇게 급히 방문하게 되었습니다.”

“회사 상태는 어때요?”

“요즘 스마트폰 관련 부품을 생산하는 회사들이 모두 어렵지요. 그렇다고 손해를 보는 것은 아니고, 전년도에 비해 이익이 반으로 줄어들었습니다. 저희만 그런 것은 아니지만 그래도 실적이 악화되니 대표이사가 몹시 힘들어 했습니다.”

“그래도 연매출 수백억 원 정도 하는 회사의 경영권을 양수도하는 것이 쉬운 일은 아니었을 텐데 ….”

“들리는 말에 의하면 회사를 인수하는 쪽에서는, 자기들의 영업기반을 활용해서 회사의 매출을 늘린 후에 상장을 할 계획이라고 합니다만 알 수 없지요.”

회사가 경영권을 양도하게 된 배경을 확인한 후, 두 가지 가능성을 설명했다.

“먼저 주주총회 소집을 철회하고, 중도금을 받은 후에 다시 주주총회를 소집할 수 있습니다.”

“주주총회의 소집을 어떻게 철회하나요?”

“이사회 결의로 주주총회의 소집결정을 철회하는 결정을 하면 됩니다. 그리고 소집통지와 같은 방법으로 소집결정을 철회한 사실을 통지해야 합니다. 무기명 주권이 발행되어서 소집공고를 했다면, 물론 철회에 관한 결정도 공고해야 하는 것입니다.”

“무기명 주권을 발행하지 않았으니 주주총회 소집공고도 하지 않았습니다. 주주총회 소집통지서를 내용증명우편으로 발송했으니 철회 통지서도 내용증명증편으로 발송하면 되겠네요? 혹시 시간이 없을 경우에는 e-메일이나, 문자로 발송해도 되는지요?”

“판례에 따르면 ‘주주총회의 소집의 통지·공고가 행하여진 후 소집을 철회하거나 연기하기 위해서는 소집의 경우에 준하여 이사회의 결의를 거쳐 대표이사가 그 뜻을 그 소집에서와 같은 방법으로 통지·공고하여야 한다.’고 합니다. ‘특히 소집통지와 같은 서면에 의한 우편통지 방법이 아니라 휴대폰 문자메시지를 발송하는 방법으로 각 주주들에게 통지하고 일간신문 및 주주총회 장소에 그 연기를 공고하는 방법은 적법하게 연기되었다고 할 수 없다’고 하니 주의해야 합니다.”

“그러면 주주총회의 소집철회뿐 아니라 연기도 가능하군요.”

“그럼요, 연기도 가능합니다. 다만 이사회 결의로 주주총회 소집을 연기할 경우, 새로 결정된 주주총회일은 통지일 14일 후로 잡아야 합니다.”

“주주총회일 14일 전에 소집통지를 해야 하므로, 다시 연기를 한다면 당연히 새로 결정된 주주총회일 14일 전에 연기에 대한 통지를 해야겠지요. 그 점은 이해가 갑니다.”

“그런데 혹 중도금 지급에 대한 시비를 하다가 주주총회 하루나 이틀 전에 소집을 철회하라고 하면 어떻게 하나요? 주주총회일까지 주주들에게 철회통지서가 도달되지 않을 수도 있는데요.”

“「상법」은 발송주의라 도달 여부를 따지지 않는 것이 원칙이지만 이 경우는 조금 다릅니다. 잠깐만 기다리세요. 이에 관해서 대법원 판례가 있었던 것으로 기억하는데, 워낙 복잡해서 제가 다 기억할 수가 없습니다. 판례를 검색한 후 설명을 드릴게요.”

필자를 판례를 검색해서 출력한 후, 조금 복잡한 내용을 설명해 주었다.

“임시주주총회의 소집을 철회하기 위해 총회일 하루 전에 주주총회 소집을 철회하기로 하는 내용의 이사회 결의가 이루어지자마자 임시주주총회가 개최될 장소의 출입문에 임시주주총회가 이사회 결의로 취소되었다는 취지의 공고문을 부착하고, 이사회에 참석하지 않은 주주들에게는 퀵 서비스를 이용해 개최 예정이었던 임시주주총회가 이사회결의로 그 소집이 철회되었다는 내용의 소집철회통지서를 보내는 한편, 전보와 휴대전화(직접 통화 또는 메시지 녹음)를 이용해 같은 취지의 통지를 했을 경우, 적법한 철회로 본 대법원 판례가 있습니다.”

“그렇다면 이 경우는 소집통지와 같은 방법으로 철회를 한 것은 아니지만, 철회가 주주에게 도달할 시간적인 여유가 없자, 주주에게 이를 알릴 수 있는 모든 수단을 강구하여 철회를 통지한 경우에는 이를 적법한 철회로 본다는 얘기로군요.”

“그렇습니다.”

팀장은 약간 복잡한 판례의 설명을 듣고 쉬이 그 취지를 납득하였다.

“만약 양수도 대금을 갖고 서로 줄다리기를 하다가 주주총회 당일까지 소집철회를 하지 못했다면 어떻게 할 수 있을까요?”

“아, 잠깐만요. 이런 경우 계약금만 지불한 상태에서 주주의 권리를 양수인이 취득하는 내용으로 계약이 체결되어서, 주주총회일에 누가 주주의 권리를 행사할 것인지 다툼이 생기는 경우가 있었는데, 이런 문제는 없지요?”

“예, 잔금을 지급해야만 주식을 양도하는 것으로 계약이 체결되어서, 계약과 같이 진행된다 하더라도 주주총회일에는 저희 대표이사님이 주주로서의 권리를 행사합니다. 총회가 끝나고 잔금을 받은 후 주권을 양도할 계획이니 그 부분은 걱정하지 않으셔도 됩니다.”

“그렇다면 소모적이긴 하지만, 먼저 회의의 목적사항을 모두 상정하고 각 안건을 부결시키면 됩니다. 물론 다른 주주들이 참석했을 경우 꼴이 몹시 사나워지기는 하지만, 어찌할 수 없다고 생각합니다. 그리고 양수도 대금에 대해 다시 합의가 이루어지고, 중도금이 지급되면 다시 주주총회를 소집하면 됩니다.”

“혹시 회의를 연기하거나 속회를 할 수는 없나요?”

“연기회와 계속회라는 것이 있는데요. 우선 주주총회일에 총회를 개회하고, 의안 심사에 들어가기 전에 그 의안 심사를 후일로 미루는 연기를 할 수 있습니다. 그 후일에 개최되는 회의를 ‘연기회’라고 하지요. 만약 의안을 산정하고 심사에 들어갔지만 결의에 이르지 못하면 속행결의를 할 수 있습니다. 이때 개최되는 회의를 ‘계속회’라고 합니다. 연기회를 하든, 계속회를 하든 의장이 일방적으로 선언해서는 안 되며, 주주총회의 보통결의로 주주총회의 일시 및 장소를 결정해야 합니다.”

“만약 연기회나 계속회를 주주총회에서 결의했다면, 다시 주주총회 소집통지를 합니까?”

“그렇지 않습니다. 의안을 모두 부결시켰을 때에는 회의가 정상적으로 종료되었으므로 같은 안건으로 다시 총회를 소집할 경우라 하더라도 다시 소집절차를 거쳐야 합니다. 그런데 연기회나 계속회가 결의된 경우에는, 이를 추인하는 이사회를 개최할 필요가 없으며, 연기회나 계속회에 대한 소집통지 없이 주주총회에서 결의안 일시와 장소에서 주주총회를 속행하면 됩니다.”

“그러면 혹시 1호 의안인 ‘상호변경의 건’을 통과시킨 후, 2호 의안인 ‘이사 선임의 건’만 속행결의를 했다면 상호변경의 효력발생일은 언제가 될까요?”

“계속회의 경우 실무상 그런 문제가 발생하고 있습니다. 제 개인적인 판단으로는 주주총회에서 상호변경의 건이 통과된 경우 그 효력이 발생하므로, 상호변경의 건은 원래 소집일자에 효력이 발생하고, 이사 선임의 건은 계속회일에 효력이 발생하는 것으로 보는 것이 타당하다고 생각합니다.”

“그렇군요. 잘 알았습니다. 회사에서 방침이 결정되면 다시 연락드릴게요.”

“다음 번에는 같이 점심식사 합시다. 늘 감사드립니다.”

<사례6> 회사분할을 원하는 회사 - 주주명부 폐쇄, 꼭 해야 하나요?

업무적으로 긴밀한 협조관계에 있는 회계법인의 회계사로부터 전화가 왔다.

“법무사님. e-메일 하나를 보내드렸습니다. 회사 분할과 관련한 일정표인데요. 회사는 이 일정을 최대한 단축하고 싶어 합니다. 제가 보내드린 일정표를 검토하시고 연락주세요.”

그래서 일정표를 검토해 보니 주주명부를 폐쇄하는 것으로 일정이 잡혀 있었다. 주주명부를 폐쇄하려면 이사회 결의를 한 후, 명부 폐쇄 개시일 2주간 전에 공고를 해야 한다. 필자는 회계사에게 바로 전화를 걸었다.

“회계사님, 혹시 이 회사의 주주가 몇 명이나 되나요?”

“주주는 몇 명 되지 않습니다. 총 5명입니다. 3명은 가족관계이고, 2명은 회사 임원입니다.”

“그러면 기존 주주들이 가지고 있던 주식의 양도 여부를 회사가 정확히 알 수 있겠네요.”

“이 회사가 설립된 지 20년이 넘었는데, 한 번도 주주가 바뀐 적이 없습니다. 지금도 마찬가지라고 합니다.”

“그러면 주주명부 폐쇄일정을 생략하는 것으로 하면 2주 이상의 기간을 단축할 수 있습니다.”

“그런가요? 제가 분할일정을 짜기 위해 기존에 저희 회계법인이 진행했던 분할관련 자료와 상장회사에서 분할을 승인하는 주주총회 관련자료를 모두 살펴봤는데, 반드시 주주명부 폐쇄절차를 거치던데요.”

“회계법인이 작성한 대부분의 분할일정표를 보게 되면 주주명부 폐쇄를 하는 것으로 잡혀져 있습니다. 아마 상장회사의 분할일정을 참조했거나 기존에 누군가 주주명부 폐쇄를 하는 분할일정표를 작성해 놓은 것을 습관적으로 반복하고 있는 것 같습니다.”

“그렇다면 분할 승인 주주총회에서 권리를 행사할 주주를 어떻게 확정할 수 있습니까?”

“지적하신 바와 같이 권리행사 주주를 확정하기 위해서 상장회사의 경우에는 반드시 주주명부를 폐쇄해야 합니다. 비상장 회사라 하더라도 주주의 수가 많아서 주식이 제3자에게 양도될 수 있는 가능성이 있다면 주주명부를 폐쇄하는 것이 타당합니다.

그러나 비상장회사면서 주주의 수가 몇 명 되지 않고, 주주가 제3자에게 주식을 양도할 가능성이 없다면 굳이 주주명부를 폐쇄할 필요가 없습니다. 주주총회일에 주주명부에 기재된 주주를 권리행사 주주로 보면 되기 때문입니다.”

“아, 그렇군요. 감사합니다!”

소집통지·공고의 근거 조문

소집의 통지(상법 제363조) — 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 합니다(제1항). 본문이 「「상법」은 발송주의」라고 한 대목입니다. 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 10일 전 발송으로 할 수 있고(제3항), 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최하거나 서면에 의한 결의로 주주총회의 결의를 갈음할 수 있습니다(제4항). 본문 사례에서 자본금 100억원인 회사에 이 조항을 바로 적용할 수 없다는 고민이 나온 것이 이 대목입니다.

상장회사의 소집공고 특례(상법 제542조의4) — 상장회사가 주주총회를 소집하는 경우 대통령령으로 정하는 수 이하의 주식을 소유하는 주주에게는 정관으로 정하는 바에 따라 주주총회일의 2주 전에 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고하거나 전자적 방법으로 공고함으로써 소집통지를 갈음할 수 있습니다(제1항). 이 특례는 상장회사에만 적용되므로, 본문의 설명대로 비상장회사는 같은 취지의 정관 조항이 있어도 서면 소집통지를 발송하여야 합니다.