주주총회 소집통지서에 같이 보내야 할 서류(비상장)

한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2024. 6. 5.

결론

주식회사 한길이 임시주주총회를 개최할 때 주주총회소집통지서에 같이 보내야 할 서류는 주주총회 참석장, 출석위임장, 공증용 위임장, 서면투표에 대한 의결권행사서 및 참고서류입니다.

주주의 수가 많다면 주주총회소집통지서에 참석장을 동봉하고, 대리인이 참석할 경우에는 위임장을 제출하는데 출석위임장에 인감을 날인하고 인감증명서를 첨부합니다.

주주총회의사록을 공증할 필요가 있을 때에는 공증용위임장에 주주의 인감을 날인하고 인감증명서 1부를 첨부할 것을 요청하되 주주총회에 출석하는 주주 전원의 것이 필요한 것은 아니며, 정관에 서면투표제를 채택하고 있는 회사는 의결권 행사에 필요한 서면과 의안에 대한 참고서류를 함께 보내야 합니다.

1. 질문

주식회사 한길이 임시주주총회를 개최합니다. 팀장 P는 주주총회소집통지서를 발송할 때 첨부해야할 서류들을 알아보고 있습니다. 주주총회소집통지서에 같이 보내야할 서류들을 알아봅니다.

2. 주총 접수처에 제출할 참석장을 소집통지서에 동봉할 수 있나?

주주들이 많을 경우에 주주총회에 누가 참석했는지 확인할 필요가 있습니다. 주주의 수가 많지 않아서 서로 알고 있는 수준이라면 참석장을 보내고, 주총장에서 받을 필요가 없습니다. 그러나 주주의 수가 많다면 주주총회소집통지서에 참석장을 동봉하고, 참석하는 주주가 이를 지참하여 주주총회 접수처 또는 주주총회 진행자에게 제출할 것을 요구할 수 있습니다.

리스크 · 참석장 미지참 시 참석 거부 불가 — 참석장을 지참하지 아니하였다 하더라도 신분증 등으로 주주 본인임을 확인할 수 있다면, 회사는 주주의 참석을 거부할 수 없습니다.

서식

참 석장1. 명 칭: 주식회사 한한길 임시주주총회2. 일 시: 2024년 6월 일 오전 10시3. 장 소: 본점 회이실 2024년 6월 일 소유 주식수: 주 주주 성명: (인) 주주 주소: 주식회사 한한길 귀중

3. 위임장

주주총회에 주주가 직접 출석할 경우에는 참석장을, 대리인이 참석할 경우에는 위임장을 제출합니다. 위임장도 주주총회소집통지서와 같이 발송하고 있습니다. 공증용위임장이 아니고, 대리인 출석위임장입니다. 출석위임장에 인감을 날인하고, 인감증명서를 첨부합니다.

대법원 1995. 02. 28. 선고 94다34579 — 신주발행무효

가. 상법 제368조 제3항은 주주의 의결권을 대리행사하고자 하는 자는 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출하도록 규정하고 있는바, 그 규정은 대리권의 존부에 관한 법률관계를 명확히 하여 주주총회 결의의 성립을 원활하게 하기 위한 데 그 목적이 있다고 할 것이므로, 대리권을 증명하는 서면은 위조나 변조 여부를 쉽게 식별할 수 있는 원본이어야 하고 특별한 사정이 없는 한 사본은 그 서면에 해당하지 않는다.나. 회사의 주주는 갑과 그 회사의 대표이사들인 을, 병의 3인뿐이었고, 을ㆍ병은 갑이 그 소유주식 일부를 정과 무에게 명의신탁하여 그들이 갑의 단순한 명의수탁자에 불과하다는 사실을 잘 알면서 오랜 기간 동안 회사를 공동으로 경영하여 왔는데, 갑이 주주총회 개최 사실을 통보받고 미리 의결권을 변호사로 하여금 대이행사하게 하겠다는 의사를 주주총회 개최 전에 회사에 통보까지 하였고 그 변호사가 주주총회에 참석하여 갑의 위임장 원본을 제출하였다면, 비록 그 변호사가 지참한 정ㆍ무의 위임장 및 인감증명서가 모두 사본이라 하더라도 갑이 그 소유주식 전부에 대한 의결권을 그 변호사에게 위임하였다는 사실은 충분히 증명되었다고 할 것이어서, 회사의 대표이사들은 그 변호사의 의결권 대리행사를 제한하여서는 안된다고 한 사례.다. 회사가 주주에게 상법 제418조 제1항 소정의 주주의 신주인수권을 배제한 바 없고 오히려 그 주주가 회사로부터 신주배정 통지를 받고도 그 주식대금을 납입하지 아니하여 실권된 경우, 가사 발행주식의 총수를 증가시키는 정관변경의 주주총회결의 이전에 그 주주와 회사의 대표이사 사이에 회사의 경영권에 관하여 분쟁이 있었고, 그 주주가 자기 소유 주식을 그 대표이사에게 양도하고 회사 경영에서 탈퇴하려고 하였지만 그 양도대금에 관한 합의가 이루어지지 않은 상태에서 발행주식 총수를 현저하게 증가시키는 신주발행이 이루어짐으로써 회사에 대한 그 주주의 지배력이 현저하게 약화되고, 그로 인하여 그 주주가 대표이사에게 적정한 주식대금을 받고 주식을 양도하는 것이 더욱 어려워지게 되었다고 하더라도, 그러한 사유만으로는 그 신주발행이 현저하게 불공정한 방법에 의한 신주발행으로서 무효라고 볼 수 없다고 한 사례.판례 원문 기준: 대법원 종합법률정보 · 판례 원문 보기

리스크 · 위임장 진정성 증명 — 다만 회사가 다른 방법으로 위임장의 진정성 내지 위임의 사실을 증명할 수 있다면 인감도장 날인이 되어 있지 않고, 인감증명서를 첨부하지 아니하여도 회사가 이를 거부할 수 없습니다,

서식

위 임 장 주식회사 한길 귀중 본인은 을(를) 대리인으로 정하고 다음 권한을 위임합니다. - 다 음 - 2024년 6월 일에 개최하는 주식회사 한길의 임시주주총회에 참석하여 의결권 등 주주로서의 권리를 행사하는 일체의 권한 2024년 63월 일 소유 주식수: 주 주주 성명: (인) 주주 주소:

4. 공증용 위임장

주주총회의사록을 공증할 필요가 있을 때에는 주주총회소집통지서에 공증용위임장을 첨부하고, 공증용위임장에 주주의 인감을 날인하고, 인감증명서 1부를 첨부할 것을 요청하는 경우가 많습니다. 주주총회 의안에 특별결의요건이 포한되어 있다면 특별결의 요견을 충족하는 주식수를 가지고 있는 주주들의 공증용위임장과 인감증명서가, 보통결의사항만 있다면 보통결의 요건을 충족하는 주식수를 가지고 있는 주주들의 공증용위임장과 인감증명서가 필요하므로, 주주총회에 출석하는 주주 전원의 것이 필요한 것은 아닙니다. 그리고 공증인이 주주총회에 출석하여 공증을 할 때에는 주주의 공증용위임장이 필요하지 않습니다.

서식

위 임 장 수 임 인 위 사람을 대리인으로 정하여 공증인가 00 에서 다음 사서증서의 인증을 촉탁하는 일체의 권한을 위임합니다. 다 음 1.주식회사 한길의 임시주주총회의사록 2024... 위임인 주주 (인감) 위임인 위임인 위임인 위임인

서면투표에 대한 의결권행사서 및 참고서류

5. 서면투표 안내

정관에 서면투표제를 채택하고 있는 회사는 주주총회소집통지서에 의결권 행사에 필요한 서면과 의안에 대한 참고서류를 함께 보내야 합니다.

상법 제368조의3 제2항(서면에 의한 의결권의 행사)

제368조의3(서면에 의한 의결권의 행사) ①주주는 정관이 정한 바에 따라 총회에 출석하지 아니하고 서면에 의하여 의결권을 행사할 수 있다. ②회사는 총회의 소집통지서에 주주가 제1항의 규정에 의한 의결권을 행사하는데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야 한다.법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723

서식

서면투표 행사 안내 본 회사는 000 등의 승인을 위해 2024년 6월 일 임시주주총회를 개최합니다. 본 회사의 주주는 본 회사 정관 조에 따라이 주주총회에 직접 참석하지 아니하고, 서면투표로 찬반을 행사할 수 있습니다. 만약 서면결의로 찬반을 행사하고자 하는 주주는 아래 서면결의통지서를 작성하여 2024년 월 일 영업시간마감 전까지 본 회사에 송부하여 주시기 바랍니다. 별첨: 의안 설명서 주식회사 한길 의장 대표이사 000 (법인) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 서면결의 통지서 귀사의 주주로써, 귀사의 2024년 6월 일 임시주주총회의 안건에 대해 아래와 같이 서면결의합니다.의 안 찬 성 반 대 제1호의안(00승인의 건) 제2호의안(000) 제3호의안(정관일부 변경의 건) 년 월 일 주주(인)

자주 묻는 질문

참석장을 꼭 보내야 하나요?

주주 수가 많지 않아 서로 아는 정도라면 보내지 않으셔도 됩니다. 주주가 많다면 소집통지서에 참석장을 동봉하고 접수처에 제출하도록 하시는 편이 확인에 편합니다.

참석장을 안 가져온 주주를 돌려보내도 되나요?

안 됩니다. 참석장이 없더라도 신분증 등으로 주주 본인임을 확인할 수 있다면 회사는 참석을 거부할 수 없습니다.

대리인 출석위임장에는 인감 날인과 인감증명서가 필요한가요?

공증용 위임장이 아니라 대리인 출석위임장을 소집통지서와 함께 발송합니다. 출석위임장에는 인감을 날인하고 인감증명서를 첨부합니다.

소집통지서를 보내실 때는 주주의 수를 헤아려 참석장과 위임장을 함께 넣을 것인지 정하시기 바랍니다.

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