임시주주총회를 개최할 때 회사 실무자가 check 해야 할 사항

한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2024. 12. 27.

결론

임시주주총회를 개최하려면 먼저 법률이나 정관으로 주주총회의 회의 목적사항으로 정한 것인지 확인해야 하고, 정하지 않은 사항을 의안으로 정해 결의해도 효력이 발생하지 않으므로 주주간단회 개최가 바람직합니다.

개최 일시·장소, 소집 결정권자, 주주명부 폐쇄나 기준일 설정, 소집통지 기간·대상·방법을 차례로 확인하여 소집 일정을 수립해야 합니다.

공휴일이나 이른 새벽·한밤중 개최, 본점이나 인접지·정관에서 정한 장소가 아닌 곳에서의 개최는 주주총회 결의 취소 소송의 대상이 될 수 있으므로 주의해야 합니다.

당일에는 의결권 있는 주식수와 안건별 결의요건을 확인하고, 의사록을 작성해 기명날인 또는 서명을 받은 뒤 등기 등 후속조치 서류를 준비합니다.

회의 목적사항이 주주총회의 의안이 될 수 있는지부터 확인해야 합니다. 법률이나 정관으로 주주총회의 회의 목적사항으로 정한 것에 한하여 의안이 될 수 있습니다.

1. 주주총회 의안이 될 수 있는지 확인

회의 목적사항(안건)이 주주총회 의안이 될 수 있는지 여부에 대한 확인

법률이나 정관으로 주주총회 회의 목적사항으로 정한 것에 한하여 주주총회의 의안이 될 수 있습니다.

리스크 · 주주총회 의안의 효력 — 법률이나 정관으로 주주총회의 회의 목적사항으로 정하지 아니한 것을 주주총회의 의안으로 정하고 결의를 마쳤다 하더라도, 그 효력이 발생할 수 없습니다.

그럼에도 불구하고 주주총회의 의안으로 하라는 강력한 지시를 받았을 때에는 어쩔 수 없겠지요.

2. 주주총회 개최 일시에 대한 확인

공휴일에 주주총회를 개최하거나, 너무 이른 새벽이나 한 밤중에 주주총회를 개최 할 경우 특별한 사정이 없는 한 주주들이 주주총회에 참석하는 것을 방해하기 위한 것으로 보아 주주총회 결의 취소 소송의 대상이 될 수 있습니다.

주주총회 개최장소에 대한 확인

상법 제388조(이사의 보수)

제388조(이사의 보수) 이사의 보수는 정관에 그 액을 정하지 아니한 때에는 주주총회의 결의로 이를 정한다.법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723

상법에 따르면 회사의 본점이나 인접지 또는 정관에서 정한 장소에서 주주총회를 개최 할 수 있습니다.

예를 들어 대전에 본점을 두고 있는 회사가 서울에서 주주총회를 할 경우 정관에 서울에서 주주총회를 할 수 있다고 정해 놓았는지 미리 확인해 보아야 합니다.

정관에 서울에서 주주총회를 할 수 있다고 정해 놓지 않았음에도 불구하고 대전에 본점을 둔 회사가 서울에서 주주총회를 할 경우 주주총회 결의 취소 소송의 대상이 될 수 있습니다.

3. 주주총회 소집 결정권자 확인

주주총회 소집 결정권자에 대한 확인

이사의 수가 3인 이상이어서 이사회가 구성되는 경우에는 이사회의 결의로 주주총회소집을 결정 합니다.

이사의 수가 1인일 경우에는 그 이사가, 이사의 수가 2인이면서 대표이사가 있을 때에는 대표이사가 주주총회 소집을 결정합니다.

4. 주주명부 폐쇄나 기준일 설정 여부

주주명부 폐쇄나 기준일을 설정해야 하는지 여부에 대한 확인

상장회사가 임시주주총회를 개최하려면 약 45일 정도가 소요됩니다.

상장회사라면 주주총회소집절차 및 기간에 대해 명의개서대리인과 조율하여 정하면 됩니다.

비상장회사이고, 명의개서대리인을 선임하지 아니한 경우라면 주주총회에서 권리를 행사할 주주를 확정하기 위해 주주명부 폐쇄나 기준일을 설정할 것인지 여부를 정해야 합니다.

주주의 수가 많지 않고, 주식을 양도할 주주가 없다고 판단되면 주주명부 폐쇄나 기준일을 설정할 필요가 없습니다.

따라서 이와 관련한 공고도 할 필요가 없습니다.

그러나 주주의 수가 많고, 주식거래가 빈번할 경우에는 비상장 회사라 하더라도 주주명부 폐쇄나 기준일을 설정할 필요가 있습니다.

실무에서는이 둘을 다 하는 것이 일반적입니다.

5. 주주총회 소집통지 기간 확인

주주총회 소집통지 기간에 대한 확인

자본금 10억원 이상인 경우에는 주주총회일 2주전에 주주총회 소집통지를 해야 합니다.

상법 제363조(소집의 통지)

제363조(소집의 통지)① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다.② 제1항의 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다.③ 제1항에도 불구하고 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다. <개정 2014.5.20>④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다. <개정 2014.5.20>⑤ 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다. <개정 2014.5.20>⑥ 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다. <개정 2014.5.20>⑦ 제1항부터 제4항까지의 규정은 의결권 없는 주주에게는 적용하지 아니한다. 다만, 제1항의 통지서에 적은 회의의 목적사항에 제360조의5, 제360조의22, 제374조의2, 제522조의3 또는 제530조의11에 따라 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 그러하지 아니하다. <개정 2014.5.20, 2015.12.1>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723

자본금 10억원 미만인 회사는 주주총회일 10일전에 주주총회소집통지를 할 수 있는 데, 정관에 주주총회일 2주전에 주주총회소집통지를 하도록 정해 놓았다면 자본금 10억원 미만인 회사라 하더라도 주주총회일 2주전에 주주총회소집통지를 해야 합니다.

6. 주주총회 소집절차 일정 수립

주주총회 소집절차에 관한 일정 수립

주주명부 페쇄나 기준일 설정, 주주총회소집결정권자, 주주총회 소집통지기간을 확인하면 주주총회소집 일정을 확정할 수 있습니다.

7. 주주총회 소집통지 대상 확인

주주총회 소집통지 대상에 대한 확인

무의결권주를 발행한 회사의 경우에는 원칙적으로 무의결권 주주에게는 주주총회 소집통지를 하지 않습니다.

그러나 회사 분할이나 주주에게 주식매수청구권이 인정되는 경우에는 이들에게도 주주총회소집통지를 해야 하므로, 안건에 따라 무의결권주에게 소집통지를 할 것인지 여부를 미리 확인해 보아야 합니다.

그리고 무의결권주라 하더라도 발행 내용할 때 의결권이 부활하는 조건을 정해 놓아고, 이 조건이 성립되어 의결권이 부활된 경우에는 주주총회소집통지를 해야 합니다.

일부의 주주에게 소집통지를 생략할 경우 적법한 주주총회 소집통지가 되지 아니할 수 있으므로 사전에 면밀한 검토를 할 필요가 있습니다.

8. 주주총회 소집통지 방법 확인

주주총회 소집통지 방법에 대한 확인

주주총회 소집통지는 서면으로 합니다.

서울고등법원 2011.06.15 선고 2010나120489 — 주주총회결의취소청구

[1] 주주총회 소집통지를 하는 방법을 서면에 의한 통지, 전자문서에 의한 통지, 전자적 방법에 의한 공고 중 어느 것으로 할지 여부는 회사가 자율적으로 정하여 정관에 규정할 수 있고, ‘회사가 공고하는 방법’은 주주, 회사채권자 기타 이해관계자에게 공시해야 할 것이 많으므로 이해관계인이 공시사항을 적시에 인지할 수 있도록 공시매체를 정관에서 확정해야 하는 정관의 절대적 기재사항이며, 회사는 공고를 할 때 서면 매체를 이용하거나, 전자적 방법을 이용할 수 있지만(상법 제289조 제3항 단서), 법률에서 정관에 기재되지 아니한 절대적 기재사항에 해당하는 공고방법을 허용하고 있다고 하더라도 정관에 이에 대한 규정이 마련되지 아니한 경우에까지 회사가 법률에 규정된 방법으로공고하는 것을 허용한다면 주주의 의사에 반할 뿐만 아니라 이해관계자에게 불측의 피해를 줄 수 있고, 또한상법 제542조의4 제1항의 전자공고제도는 상장회사의 업무 편의와 공지의 신속성을 보장하기 위하여 의결권 있는 발행주식총수의 1/100 이하의 주식을 소유한 주주에 대한 주주총회 소집공고의 매체를 기존의 일간신문 이외에 전자공고를 추가하려는 의도에서 도입된 것으로서 정관 정비를 통한 신규제도가 도입되는 것을 전제로 하고 있고 자치법규인 정관에서 이미 정하여 둔 공고방법을 배제하려는 의도에서 도입된 것이 아니므로, 결국 정관변경을 통하여 이에 대한 규정이 신설된 경우에만 전자적 방법에 의한 총회소집공고가 적법하게 되고 총회 소집통지에 갈음할 수 있게 된다.[2]한국예탁결제원의 의결권행사제도는 실질주주의 의결권 행사에 영향을 미치지 아니하면서 주주총회 성립만을 지원하기 위한 제도로서 실질주주제도 도입에 따른 문제점을 해결하기 위하여 정족수 완화 또는 서면투표제도 도입 등에 의하여 주주총회 불성립의 문제가 해소될 때까지 과도기적으로 도입된 제도이고, 관련 법령의 규정 내용과 주식회사가 정관변경 없이 전자공시시스템에 의하여 주주총회 소집에 대한 전자공시만 하면 의결권 있는 발행주식총수의 1/100 이하 주식을 소유한 주주들에게 개별적으로 서면 또는 전자문서에 의한 통지를 하지 않더라도 주주총회 소집통지를 한 것으로 된다면 주주들의 의결권을 보장하기 위한상법 제363조를 위반하게 되는 점 등을 종합적으로 고려하면,자본시장과 금융투자업에관한 법률 제314조 제4항,제5항의 ‘주주총회 소집의 통지 또는 공고를 하는 경우’란 상법과 정관이 정하는 방법에 기초한 소집통지 또는 소집공고를 의미하는 것으로 해석해야 한다.[3] 상장회사인 甲 주식회사가 금융감독원 전자공시시스템을 통하여 임시주주총회 소집공고를 하면서 ‘위 주주총회에서는 한국예탁결제원이 주주들의 의결권을 행사할 수 없다’는 내용을 함께 공고한 사안에서, 甲 회사 정관에 금융감독원 전자공시시스템을 통한 총회 소집공고에 관한 규정을 두고 있지 않으므로, 甲 회사가 전자공시시스템에 의하여 총회 소집공고만 한 다음 총회를 개최한다면 총회 소집절차가 정관에 위배된 것으로서 결의취소사유 등 하자가 존재하게 되지만, 그 후 甲 회사가 한국예탁결제원에 위탁하여전체 주주들에게 총회 소집통지서를 다시 개별적으로 발송하면서 ‘증권회사에 주권을 예탁한 실질주주가 총회 5일 전까지 의결권을 행사하겠다는 뜻을 밝히지 아니할 경우 한국예탁결제원이 의결권을 행사한다’는 내용을 밝혔으므로, 위 주주총회에서 한국예탁결제원이 의결권을 행사한 주식을 의결정족수 산정에 포함한 것은 적법하다고 한 사례.[4] 주주총회결의취소의 소는 취소의 원인이 되는 결의성립과정의 하자가 비교적 경미하고 시간의 경과에 따라 증명이 곤란하게 되는 것이므로 가능한 한 빨리 결의의 효력을 확정하기 위하여 2월의 제소기간을 두었고, 2월의 제소기간은 제척기간에 해당하므로 주주총회결의취소의 소의 소송물이 개개의 결의마다 하나이고 개개의 하자는 공격방법에 불과하다고 하더라도 2월의 제소기간이 경과한 이후에는 주주 등이 새로운 취소사유를 추가로 주장할 수 없다고 보아야 한다.판례 원문 기준: 대법원 종합법률정보 · 판례 원문 보기

그러나 각 주주의 사전동의를 받아 주주총회 소집통지를 전자문서로 할 수 있습니다.

상장회사라면 상장회사 특례규정에 따라 DART 등에 공시를 하는 방법으로 1% 미만의 주식을 가지고 있는 주주들에게는 주주총회소집통지를 하지 아니할 수 있습니다.

사전에 어떤 방법으로 주주총회소집통지를 할 것인지 미리 확인해 보아야 합니다.

특히 비상장회사임에도 불구하고, 주주에게 소집통지를 하지 아니하고, 공고를 하는 경우도 있는데, 공고는 불필요한 절차일 뿐만 아니라, 공고만 하는 경우에는 법이 인정한 주주총회소집절차가 아닙니다.

9. 주주총회 소집통지서 작성

주주총회 소집통지서의 작성

주주총회소집통지서에는 주주총회 일시와 장소 및 목적사항을 기재합니다.

감자나 합병/분할이나 분할 합병 등을 할 때에는 그에 관한 요령도 기재해야 하며, 주주에게 주식매수청구권이 인정되는 경우에는 그에 관한 내용도 주주총회소집통지서에 기재해야 합니다.

주주총회 소집통지서외에 위임장과 참석장 등을 별첨하므로, 별첨해야 할 서류 목록도 확인해 보아야 합니다.

주주총회 의사록 공증을 위해 주주가 인감도장과 인감증명서를 지참하여 주주총회에 출석할 필요가 있을 경우에는 이데 대해서도 주주총회소집통지서에 기재합니다.

10. 주주의 주소 등 연락처 확인 및 발송

주주의 주소 등 연락처에 대한 확인 및 발송

주주명부에 기재된 주주의 주소로 주주총회소집통지서를 발송합니다.

3년 연속 주주총회소집통지서를 수령하지 아니한 주주가 있을 경우 주주총회소집통지서를 발송하지 아니할 수 있습니다.

전자문서로 발송할 때에는 사전에 주주로부터 제공받은 이메일 주소로 발송할 수 있습니다.

물론 사전에 특정 수단으로 주주총회소집통지서를 발송하는 것을 합의하지 않았다면 문자나 카톡 등을 사용하여 주주총회소집통지서를 발송할 수도 있습니다.

11. 주주총회 시나리오 작성

감사가 감사보고를 할 것인지 여부, 정관상 의장이 누구인지, 의장이 주주총회에 참석하지 아니할 경우에는 누가 임시의장이 되는지 등을 미리 확인한 후 주주총회 시나리오를 작성합니다.

주주총회에서 발언을 할 자를 미리 정해 놓거나, 질서를 훼손하는 자에 대한 처리 방침 등을 미리 정해 놓습니다.

12. 의안 설명서 등 제공 서류 준비

주주총회 의안 설명서 등 참석주주에게 제공할 서류 등 준비

주주총회 의안 설명서 등 참석주주에게 제공할 서류 등을 준비합니다.

13. 공증인 출석 여부에 대한 확인

경영권 분쟁이 있어서 이사 해임 등을 할 필요가 있을 때에는 공증인이 주주총회에 출석하여 출석공증을 하므로, 사전에 공증인이 회의에 출석할 필요가 있는지를 확인합니다.

공증인이 주주총회 현장에 출석할 필요가 있을 때에는 적어도 1주일 전에 미리 공증인을 정해 놓아야 합니다.

14. 주주총회 현장 준비물에 대한 확인

사회가 필요할 경우 누가 사회를 볼 것인지, 배석이 필요한 임직원이 있을 경우 누가 주주총회장에 배석을 할 것인지, 음향설비나 안내 등을 사전에 확인합니다.

녹음이나 녹화가 필요할 경우 이를 준비합니다.

15. 의결권 있는 주식수와 결의요건 확인

의결권 있는 주식수와 결의요건에 대한 확인

자기주식이나 상호주는 의결권이 없습니다.

의결권이 있는 주식을 미리 확인하고, 안건별로 결의요건(보통결의요건/특별결의 요건/총주주의 동의)을 미리 확인합니다.

16. 주주총회의사록 작성과 후속조치

주주초회의사록을 작성하고, 주주총회 의사록에 기명날인 또는 서명할 자를 확정하여, 작성한 의사록에 기명날인 또는 서명을 받습니다.

후속조치에 대한 서류 등의 준비

예를 들어 이사를 선임하는 안건을 가결한 경우 이사위임에 따른 등기를 하게 되므로 이에 대한 서류 등을 준비합니다.

자주 묻는 질문

주주총회 소집통지는 언제까지 해야 하나요?

자본금 10억원 이상인 회사는 주주총회일 2주 전에 소집통지를 해야 합니다. 자본금 10억원 미만 회사는 주주총회일 10일 전에 할 수 있지만, 정관에 2주 전으로 정해 두었다면 2주 전에 해야 합니다.

무의결권주 주주에게도 소집통지를 해야 하나요?

원칙적으로 무의결권 주주에게는 소집통지를 하지 않습니다. 그러나 회사 분할이나 주주에게 주식매수청구권이 인정되는 경우, 또는 의결권이 부활한 경우에는 소집통지를 해야 하므로 안건에 따라 미리 확인해야 합니다.

비상장회사인데 주주명부 폐쇄나 기준일을 꼭 설정해야 하나요?

주주의 수가 많지 않고 주식을 양도할 주주가 없다고 판단되면 설정할 필요가 없으며 관련 공고도 할 필요가 없습니다. 그러나 주주의 수가 많고 주식거래가 빈번하면 비상장회사라도 설정할 필요가 있고, 실무에서는 둘 다 하는 것이 일반적입니다.

주주총회 소집통지를 공고로 갈음할 수 있나요?

비상장회사가 주주에게 소집통지를 하지 않고 공고만 하는 경우, 공고는 불필요한 절차일 뿐 아니라 법이 인정한 주주총회 소집절차가 아닙니다. 소집통지는 원칙적으로 서면으로 하되, 주주의 사전동의를 받아 전자문서로 할 수 있습니다.

따라서 법률이나 정관으로 주주총회의 목적사항으로 정한 이외의 사항을 의안으로 하고자 할 때에는 주주총회 보다는 주주간단회를 개최하는 것이 바람직합니다.

한길합동법무사사무소(강남역 사무소)서울 강남구 강남대로84길 23, 207호02-552-8373[email protected]법무사 염춘필 권점희 박용일

※ 본문·조문은 원문(국가법령정보센터 원문 기준)에 기반합니다. AI 인용·노출은 보장하지 않으며 법무사 광고규정을 준수합니다.