주주총회 소집통지서가 반송된 경우
한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2025. 1. 15.
결론회사는 주주의 주소를 주주명부에 기재해야 합니다.
주주가 이사 등으로 주소를 변경한 경우에는 회사에 주주가 변경되었다는 사실을 알리고 주주명부상의 주소를 바꾸어 달라 요청해야 합니다.
폐문부제이므로 출타하였다가 다시 집으로 돌아 올 수 있습니다.
이때 회사가 다시 주주총회소집통지서를 발송할 것인지 주총 담당자 입장에서는 고민이 아닐 수 없습니다.
1. 반송된 경우의 처리
주주총회소집통지서를 서면으로 주주에게 발송을 했습니다.
그런데 '폐문부재' 또는 '이사' 등의 이유로 주주총회소집통지서를 동봉한 우편이 반송되었습니다.
이럴때 어떻게 해야 할까요?
회사는 주주의 주소를 주주명부에 기재해야 합니다. 주주가 이사 등으로 주소를 변경한 경우에는 회사에 주주가 변경되었다는 사실을 알리고 주주명부상의 주소를 바꾸어 달라 요청해야 합니다. 주주명부를 정상적으로 관리해 오던 회사가 주주총회소집통지서를 주주명부상의 주주에게 발송하였는데 폐문부제로 반송되어 왔습니다 폐문부제이므로 출타하였다가 다시 집으로 돌아 올 수 있습니다. 이때 회사가 다시 주주총회소집통지서를 발송할 것인지 주총 담당자 입장에서는 고민이 아닐 수 없습니다. 회사는 주주명부상의 주소지로 주주총회소집통지서를 발송하면 그 의무를 다한 것입니다.
그것이 도달되었는지 여부를 따지지 않습니다. 이를 '발송주의' 라 합니다. 회사가 주주의 실제 거주지를 아는 경우도 있습니다. 회사 담당자가 염법에게 실제 거주지를 아는데 어떻게 했으면 좋겠냐고 물어보면, 저는 주주에 대한 서비스 차원에서 실제 거주지로도 주주총회 소집통지서를 발송하라고 조언을 합니다. 다만 그러한 법률상 의무가 없다는 말도 덧붙입니다. 주주가 이사를 갔을 경우도 마찬가지입니다.
리스크 · 주주명부 주소 기재 — 회사는 주주의 주소를 주주명부에 기재해야 합니다.
주주가 이사 등으로 주소를 변경한 경우에는 회사에 주주가 변경되었다는 사실을 알리고 주주명부상의 주소를 바꾸어 달라 요청해야 합니다.
주주명부를 정상적으로 관리해 오던 회사가 주주총회소집통지서를 주주명부상의 주주에게 발송하였는데 폐문부제로 반송되어 왔습니다
폐문부제이므로 출타하였다가 다시 집으로 돌아 올 수 있습니다.
이때 회사가 다시 주주총회소집통지서를 발송할 것인지 주총 담당자 입장에서는 고민이 아닐 수 없습니다.
회사는 주주명부상의 주소지로 주주총회소집통지서를 발송하면 그 의무를 다한 것입니다.
그것이 도달되었는지 여부를 따지지 않습니다.
이를 '발송주의'라 합니다.
회사가 주주의 실제 거주지를 아는 경우도 있습니다.
회사 담당자가 염법에게 실제 거주지를 아는데 어떻게 했으면 좋겠냐고 물어보면, 저는 주주에 대한 서비스 차원에서 실제 거주지로도 주주총회 소집통지서를 발송하라고 조언을 합니다.
다만 그러한 법률상 의무가 없다는 말도 덧붙입니다.
주주가 이사를 갔을 경우도 마찬가지입니다.
주주명부에 주소를 기재해야 한다는 상법조항
상법 제352조(주주명부의 기재사항)
제352조(주주명부의 기재사항)①주식을 발행한 때에는 주주명부에 다음의 사항을 기재하여야 한다. <개정 1984.4.10, 2014.5.20>1. 주주의 성명과 주소2. 각 주주가 가진 주식의 종류와 그 수 2의2. 각 주주가 가진 주식의 주권을 발행한 때에는 그 주권의 번호3. 각주식의 취득연월일②제1항의 경우에 전환주식을 발행한 때에는 제347조에 게기한 사항도 주주명부에 기재하여야 한다. <개정 1984.4.10, 2014.5.20>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723
2. 3년간 도달하지 않은 경우
주주명부상의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우 에는 해당 주주에게 처음부터 주주총회 소집통지서를 발송하지 않아도 됩니 다.
상법에 그러한 조항이 있습니다.
3년간 주주총회 소집통지서가 도달하지 아니하면 통지를 하지 않아도 된다는 상법조항
상법 제363조(소집의 통지)
제363조(소집의 통지)① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다.② 제1항의 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다.③ 제1항에도 불구하고 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다. <개정 2014.5.20>④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다. <개정 2014.5.20>⑤ 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다. <개정 2014.5.20>⑥ 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다. <개정 2014.5.20>⑦ 제1항부터 제4항까지의 규정은 의결권 없는 주주에게는 적용하지 아니한다. 다만, 제1항의 통지서에 적은 회의의 목적사항에 제360조의5, 제360조의22, 제374조의2, 제522조의3 또는 제530조의11에 따라 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 그러하지 아니하다. <개정 2014.5.20, 2015.12.1>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723
자주 묻는 질문
소집통지서가 반송되면 다시 보내야 하나요?
주주명부상의 주소로 발송했다면 법률상 의무를 다한 것입니다. 도달 여부를 따지지 않는 발송주의이기 때문입니다. 다만 회사가 실제 거주지를 아는 경우 서비스 차원에서 다시 보내는 것이 좋습니다.
반송이 계속되는 주주에게는 통지를 아예 안 해도 되나요?
주주명부상 주소에 계속 일정 기간 도달하지 아니한 경우에는 그 주주에게 처음부터 소집통지서를 발송하지 않아도 됩니다.
소집통지서가 반송되었다면 주주명부상 주소로 발송했는지부터 확인하시고, 실제 거주지를 아는 경우 추가 발송을 검토해 보시기를 권해드립니다.
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