정기주주총회 준비 회사실무자 check 사항

한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2025. 2. 20.

결론

그래서 '회사 실무자가 CHECK해야 할 사항'을 시리즈로 연재 하고 있습니다.

이 글은 임시주주총회 준비 실무자 check 사항을 응용하여 2025년도 정기주주총회와 관련하여 정리한 글입니다.

정기주주총회 보고사항에 대해 확인합니다.

예를 들어 상장회사는 영업보고를 영업보고서를 작성하여 서면으로 보고하고 있습니다.

법무사(공급자)의 입장이 아니라 회사 실무자(소비자)의 입장에서 글을 써 보고 싶습니다. 그래서 '회사 실무자가 CHECK해야 할 사항'을 시리즈로 연재 하고 있습니다. 이 글은 임시주주총회 준비 실무자 check 사항을 응용하여 2025년도 정기주주총회와 관련하여 정리한 글입니다.

1. 회의 보고사항에 대한 확인

정기주주총회 보고사항에 대해 확인합니다. 2025년도 정기주주총회 보고사항은 아래와 같습니다. 예를 들어 상장회사는 영업보고를 영업보고서를 작성하여 서면으로 보고하고 있습니다. 비상장 회사의 경우 영업보고서를 작성하는 경우를 보지 못했습니다. 영업보고를 하지 아니하였다 하더라도 주주총회 결의의 효력에 영향이 없습니다.

리스크 · 영업보고서 작성 결정 — 상장회사라면 상장회사협의회에서 작성한 영업보고서 표준예시에 따라 영업보고서를 작성하고, 비상장 회사라면 영업보고서를 작성할 것인지를 먼저 결정해야 합니다.

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2. 회의 목적사항(안건)에 대한 확인

법률이나 정관으로 주주총회 회의 목적사항으로 정한 것에 한하여 주주총회의 의안이 될 수 있습니다. 정기주주총회에서는 재무제표를 승인 합니다. 임원의 보수를 매년 정하는 회사의 경우 임원의 보수도 결정합니다. 상장회사는 이사와 감사의 보수를 별개의 안건으로 정하지만, 비상장회사는 하나의 안건으로 묶을 수 있습니다. 임원의 보수를 매년 결정하지 아니하고, 한도에 변경이 있는 경우에만 주총안건으로 하는 회사는 한도 변경여부에 따라 임원의 보수가 정기주주총회 안건이 될 수 있습니다. 배당을 하는 경우에도 별도의 안건으로 배당 결정을 하는 것이 일반적입니다.

정관변경사항이 있을 경우 정관변경사항도 정기주주총회의 안건이 됩니다. 사업목적을 추가하거나, 주식매수선택권에 관한 정관규정을 추가하는 것, 동등배당으로 정관을 변경하는 것 모두 정관변경사항입니다. 중간배당 규정이 없는 회사가 정관에 중간배당 규정을 넣을 때이 또한 정관변경 안건이 됩니다. 이사나 감사의 임기가 만료되었거나, 상장회사의 경우 주주총회에서 감사위원을 선임하는 회사라면 감사위원의 임기가 만료될 경우 새로 이사나 감사 등을 선임하는 안건도 정기주주총회의 회의목적사항이 됩니다. 이사나 감사 등을 추가하는 경우도 마찬가지입니다.

정기주주총회에서 주식매수선택권을 부여하는 경우도 많습니다. 주식매수선택권부여도 정기주주총회의 주요 안건 중 하나입니다. 감자나 합병 또는 분할을 정기주주총회에서 결정하는 경우도 있습니다.

대법원 2020. 04. 09. 선고 2018다290436 — 부당이득금반환청구의소

[1] 상법 제388조는 이사의 보수는 정관에 그 액을 정하지 아니한 때에는 주주총회의 결의로 이를 정한다고 규정한다. 이는 이사가 자신의 보수와 관련하여 개인적 이익을 도모하는 폐해를 방지하여 회사와 주주 및 회사채권자의 이익을 보호하기 위한 강행규정이다. 따라서 정관에서 이사의 보수에 관하여 주주총회의 결의로 정한다고 규정한 경우 그 금액·지급방법·지급시기 등에 관한 주주총회의 결의가 있었음을 인정할 증거가 없는 한 이사는 보수청구권을 행사할 수 없다. 이때 ‘이사의 보수’에는 월급, 상여금 등 명칭을 불문하고 이사의 직무수행에 대한 보상으로 지급되는 대가가 모두 포함되고, 회사가 성과급, 특별성과급 등의 명칭으로 경영성과에 따라 지급하는 금원이나 성과 달성을 위한 동기를 부여할 목적으로 지급하는 금원도 마찬가지이다.[2] 甲 주식회사의 정관에 이사의 보수에 관하여 주주총회의 결의로 정하도록 규정하고 있는데, 甲 회사의 대표이사인 乙이 주주총회의 결의 없이 甲 회사로부터 ‘특별성과급’이라는 명목으로 금원을 지급받은 사안에서, 乙이 ‘특별성과급’이라는 명목으로 지급받은 금원은 직무수행에 대한 보상으로 지급된 보수에 해당하는데, 乙이 특별성과급을 지급받을 때 주주총회의 결의 없이 甲 회사의 대주주의 의사결정만 있었다면, 주주총회를 개최하였더라도 결의가 이루어졌을 것이 예상된다는 사정만으로 결의가 있었던 것과 같게 볼 수 없고, 특별성과급 일부가 주주총회에서 정한 이사의 보수한도액 내에 있다는 사정만으로 그 부분의 지급을 유효하다고 볼 수도 없으므로, 乙에게 지급된 특별성과급은 법률상 원인 없이 이루어진 부당이득에 해당한다고 본 원심판단을 수긍한 사례.판례 원문 기준: 대법원 종합법률정보 · 판례 원문 보기

재무제표 및 영업보고서 준비 및 승인 이사회

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3. 주주총회 개최 일시에 대한 확인

공휴일에 주주총회를 개최하거나, 너무 이른 새벽이나 한 밤중에 주주총회를 개최 할 경우 특별한 사정이 없는 한 주주들이 주주총회에 참석하는 것을 방해하기 위한 것으로 보아 주주총회 결의 취소 소송의 대상이 될 수 있습니다. 주주총회는 평일 오전 9시에서 10시에 개최하는 것이 일반적 입니다.

4. 주주총회 개최장소에 대한 확인

상법에 따르면 회사의 본점이나 인접지 또는 정관에서 정한 장소에서 주주총회를 개최 할 수 있습니다. 예를 들어 대전에 본점을 두고 있는 회사가 서울에서 주주총회를 할 경우 정관에 서울에서 주주총회를 할 수 있다고 정해 놓았는지 미리 확인해 보아야 합니다. 정관에 서울에서 주주총회를 할 수 있다고 정해 놓지 않았음에도 불구하고 대전에 본점을 둔 회사가 서울에서 주주총회를 할 경우 주주총회 결의 취소 소송의 대상이 될 수 있습니다.

상법 제363조(소집의 통지)

제363조(소집의 통지)① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다.② 제1항의 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다.③ 제1항에도 불구하고 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다. <개정 2014.5.20>④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다. <개정 2014.5.20>⑤ 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다. <개정 2014.5.20>⑥ 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다. <개정 2014.5.20>⑦ 제1항부터 제4항까지의 규정은 의결권 없는 주주에게는 적용하지 아니한다. 다만, 제1항의 통지서에 적은 회의의 목적사항에 제360조의5, 제360조의22, 제374조의2, 제522조의3 또는 제530조의11에 따라 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 그러하지 아니하다. <개정 2014.5.20, 2015.12.1>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723

5. 주주총회 소집 결정권자에 대한 확인

이사의 수가 3인 이상이어서 이사회가 구성되는 경우에는 이사회의 결의로 주주총회소집을 결정 합니다. 이사의 수가 1인일 경우에는 그 이사가, 이사의 수가 2인이면서 대표이사가 있을 때에는 대표이사가 주주총회 소집을 결정합니다.

6. 주주총회에서 권리를 행사하는 주주에 대한 확인

대부분의 회사가 전년도 12월 31일 주주명부 상의 주주로 된 자가 정기주주총회에서 권리를 행사할 수 있도록 정해 놓았습니다. 회사 정관을 확인하여 정기주주총회에서 권리를 행사할 주주가 언제 확정되는지 확인해 보아야 합니다. 상법개정에 따라 정기배당을 받을 자도 전년도 12월 31일자 주주가 아닌 자를 정기배당을 받는 주주로 정할 수도 있으나 실무에서 이렇게 하는 회사를 아직까지 보지 못했습니다.

주주총회 소집통지 기간에 대한 확인

리스크 · 주주총회 소집통지 2주전 — 자본금 10억원 이상인 경우에는 주주총회일 2주전에 주주총회 소집통지를 해야 합니다.

자 본금 10억원 미만인 회사는 주주총회일 10일전에 주주총회소집통지를 할 수 있는 데, 정관에 주주총회일 2주전에 주주총회소집통지를 하도록 정해 놓았다면 자본금 10억원 미만인 회사라 하더라도 주주총회일 2주전에 주주총회소집통지를 해야 합니다.

법무사(공급자)의 입장이 아니라 회사 실무자(소비자)의 입장에서 글을 써 보고 싶습니다. 그래서 '회사 실무자가 CHECK해야 할 사항'을 시리즈로 연재하고 있습니다.

재무제표가 나와야 정기주주총회일을 정할 수 있습니다.

7. 주주총회 소집 이사회

이사의 수가 3인인 회사는 이사회에서 주주총회 소집을 결정합니다. 이사의 수가 1인 또는 2인일 경우에는 대표권 있는 이사가 정기주주총회 소집을 결정합니다. 이사회에서는 주주총회일시와 장소, 목적사항읊 정합니다.

8. 주주총회 소집통지 대상에 대한 확인

무의결권주를 발행한 회사의 경우에는 원칙적으로 무의결권 주주에게는 주주총회 소집통지를 하지 않습니다. 그러나 회사 분할이나 주주에게 주식매수청구권이 인정되는 경우에는 이들에게도 주주총회소집통지를 해야 하므로, 안건에 따라 무의결권주에게 소집통지를 할 것인지 여부를 미리 확인해 보아야 합니다. 그리고 무의결권주라 하더라도 발행 내용할 때 의결권이 부활하는 조건을 정해 놓아고, 이 조건이 성립되어 의결권이 부활된 경우에는 주주총회소집통지를 해야 합니다. 일부의 주주에게 소집통지를 생략할 경우 적법한 주주총회 소집통지가 되지 아니할 수 있으므로 사전에 면밀한 검토를 할 필요가 있습니다.

9. 주주총회 소집통지 방법에 대한 확인

주주총회 소집통지는 서면으로 합니다. 그러나 각 주주의 사전동의를 받아 주주총회 소집통지를 전자문서로 할 수 있습니다. 상장회사라면 상장회사 특례규정에 따라 DART 등에 공시를 하는 방법으로 1% 미만의 주식을 가지고 있는 주주들에게는 주주총회소집통지를 하지 아니할 수 있습니다. 사전에 어떤 방법으로 주주총회소집통지를 할 것인지 미리 확인해 보아야 합니다. 특히 비상장회사 임에도 불구하고, 주주에게 소집통지를 하지 아니하고, 공고를 하는 경우도 있는데, 공고는 불필요한 절차일 뿐만 아니라, 공고만 하는 경우에는 법이 인정한 주주총회소집절차가 아닙니다.

10. 주주총회 소집통지서의 작성

주주총회소집통지서에는 주주총회 일시와 장소 및 목적사항을 기재 합니다. 감자나 합병/분할이나 분할 합병 등을 할 때에는 그에 관한 요령도 기재해야 하며, 주주에게 주식매수청구권이 인정되는 경우에는 그에 관한 내용도 주주총회소집통지서에 기재해야 합니다. 정관을 변경하는 경우에는 소집통지서에 변경내용(보통 신구변경표를 첨부함)도 기재사항입니다. 주주총회 소집통지서외에 위임장과 참석장 등을 별첨하므로, 별첨해야 할 서류 목록도 확인해 보아야 합니다. 주주총회 의사록 공증을 위해 주주가 인감도장과 인감증명서를 지참하여 주주총회에 출석할 필요가 있을 경우에는 이데 대해서도 주주총회소집통지서에 기재합니다.

상장회사는 소집 공시를 언제 어떻게 낼지 확인합니다

상장회사의 경우 주주총회 소집 공시를 언제, 어떻게 낼 지 확인을 합니다.

11. 주주의 주소 등 연락처에 대한 확인 및 발송

주주명부에 기재된 주주의 주소로 주주총회소집통지서를 발송합니다. 3년 연속 주주총회소집통지서를 수령하지 아니한 주주가 있을 경우 주주총회소집통지서를 발송하지 아니할 수 있습니다. 전자문서로 발송할 때에는 사전에 주주로부터 제공받은 이메일 주소로 발송할 수 있습니다. 물론 사전에 특정 수단으로 주주총회소집통지서를 발송하는 것을 합의하지 않았다면 문자나 카톡 등을 사용하여 주주총회소집통지서를 발송할 수도 있습니다.

12. 주주총회 시나리오 작성

감사가 감사보고를 할 것인지 여부, 영업보고를 할 것인지 여부, 정관상 의장이 누구인지, 의장이 주주총회에 참석하지 아니할 경우에는 누가 임시의장이 되는지 등을 미리 확인한 후 주주총회 시나리오를 작성합니다. 주주가 많거나, 주주총회에서 치열안 다툼이 예상되는 경우에는 주주총회에서 발언을 할 주주를 미리 정해 놓거나, 질서를 훼손하는 자에 대한 처리 방침 등을 미리 정해 놓습니다.

참석 주주에게 제공할 의안 설명서 등 서류를 준비합니다

주주총회 의안 설명서 등 참석주주에게 제공할 서류 등을 준비합니다.

13. 공증인 출석 여부에 대한 확인

주주의 수가 많거나, 경영권 분쟁이 있어서 이사 해임 등을 할 필요가 있을 때 에는 공증인이 주주총회에 출석하여 출석공증을 하므로, 사전에 공증인이 회의에 출석할 필요가 있는지를 확인합니다. 정기주주총회 시준에는 공증인들이 눈코 뜰 새 없이 엄청 바쁩니다. 공증인이 주주총회 현장에 출석할 필요가 있을 때에는 적어도 한달달 전에 미리 공증인을 정해 놓아야 합니다.

14. 주주총회 현장 준비물에 대한 확인

사회가 필요할 경우 누가 사회를 볼 것인지, 배석이 필요한 임직원이 있을 경우 누가 주주총회장에 배석을 할 것인지, 음향설비나 안내 등을 사전에 확인합니다. 녹음이나 녹화가 필요할 경우 이를 준비합니다.

15. 의결권 있는 주식수와 결의요건에 대한 확인

자기주식이나 상호주는 의결권이 없습니다. 의결권이 있는 주식을 미리 확인하고, 안건별로 결의요건(보통결의요건/특별결의 요건/총주주의 동의)을 미리 확인합니다.

주주총회의사록 작성

주주총회의사록을 작성하고, 주주총회 의사록에 기명날인 또는 서명할 자를 확정하여, 작성한 의사록에 기명날인 또는 서명을 받습니다.

16. 후속조치에 대한 서류 등의 준비 및 등기의뢰

의사록을 공증해야 할 경우 주주총회의사록 공증에 대한 서류를 준비합니다. 예를 들어 이사를 선임하는 안건을 가결한 경우 이사위임에 따른 등기를 하게 되므로 이에 대한 서류 등을 준비하고 등기를 의뢰합니다.

자주 묻는 질문

비상장회사도 영업보고서를 작성해야 하나요?

상장회사는 영업보고서를 작성하여 서면으로 보고하고 있으나, 비상장 회사의 경우 영업보고서를 작성하는 경우를 보지 못했다고 본문은 적고 있습니다. 영업보고를 하지 아니하였다 하더라도 주주총회 결의의 효력에는 영향이 없습니다.

주주총회 소집통지서에는 무엇을 적나요?

주주총회 일시와 장소 및 목적사항을 기재합니다. 감자나 합병·분할이나 분할합병 등을 할 때에는 그에 관한 요령도 기재해야 하며, 주주에게 주식매수청구권이 인정되는 경우에는 그에 관한 내용도 기재해야 합니다.

소집통지를 공고로 갈음할 수 있나요?

공고를 하는 경우도 있는데, 공고는 불필요한 절차일 뿐만 아니라 공고만 하는 경우에는 법이 인정한 주주총회 소집절차가 아닙니다.

재무제표가 나올 수 있는 날을 확인하고 역으로 주주총회소집일정을 계산해서 확정 하는 것이 좋습니다.

한길합동법무사사무소(강남역 사무소)서울 강남구 강남대로84길 23, 207호02-552-8373[email protected]법무사 염춘필 권점희 박용일

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