비상장 회사 주주들이 주주총회를 참석할 때 지참해야 할 서류
한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2025. 2. 28.
결론주주가 주주총회에 직접 참석하는 경우에는 신분증을 지참하고, 대리인은 대리인의 신분증과 위임장 및 주주 본인의 인감증명서 등을 지참합니다.
회사가 소집통지서에 참석증을 보낸 경우에는 참석증에 주주의 도장 또는 법인도장을 날인하고 참석증도 지참합니다.
주주총회의사록을 공증한다면 공증용위임장에 개인인감 또는 법인인감을 날인하고 인감증명서를 회사에 제출합니다.
참석증이나 공증용 서류를 지참하지 아니하여도 주주가 주주총회에 출석하여 발언하고 표결하는데 장애가 되는 것은 아닙니다.
비상장 회사가 주주총회를 합니다. 주주들이 주주총회를 참석할 때 지참해야 할 서류를 알아봅니다.
1. 개인 주주의 직접 참석
주주가 개인이면서 주주가 주주총회에 직접 참석하는 경우에는 주주는 신분증을 지참합니다. 회사가 소집통지서에 참석증을 보낸 경우에는 참석증에 주주의 도장을 날인하고, 참석증도 지참합니다. 다만 참석증을 지참하지 아니하여도 주주가 주주총회에 참석하는데 문제가 생기는 것은 아닙니다.
주주총회의사록을 공증한다면 주주는 공증용위임장에 개인인감을 날인하고, 3월 이내의 인감증명서 1통(용도 공증용 또는 빈란)을 회사에 제출합니다. 이 서류를 가져오지 아니하였다 하더라도, 주주가 주주총회에 출석하여 발언하고 표결하는데 장애가 되는 것은 아닙니다.
공증인법 제66조의2(법인의사록의 인증)
제66조의2(법인의사록의 인증)①법인 등기를 할 때 그 신청서류에 첨부되는 법인 총회 등의 의사록은 공증인의 인증을 받아야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그러하지 아니하다. <개정 2009.5.28, 2017.12.12>1. 자본금 총액이 10억원 미만인 회사를 「상법」 제295조제1항에 따라 발기설립하는 경우2. 대통령령으로 정하는 공법인 또는 비영리법인인 경우3. 대통령령으로 정하는 경미한 사항을 의결한 경우② 제1항 본문에 따른 인증은 공증인이 법인 총회 등의 결의의 절차 및 내용이 진실에 부합한다는 사실을 확인하고, 촉탁인이나 그 대리인으로 하여금 공증인 앞에서 의사록의 서명 또는 기명날인을 확인하게 한 후 그 사실을 적는 방법으로 한다. <개정 2017.12.12>③ 제2항에 따른 사실의 확인은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 한다. <개정 2017.12.12>1. 공증인이 해당 법인의 의결장소에 참석하여 결의의 절차 및 내용을 검사한 후 그 검사 결과와 의사록의 내용이 부합하는지를 대조하는 방법2. 공증인이 해당 의결을 한 자 중 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자 또는 그 대리인으로부터 진술을 듣고 그 진술과 의사록의 내용이 부합하는지를 대조하는 방법④ 공증인이 해당 법인의 의결장소에 참석하여 결의의 절차 및 내용을 검사할 때에는 법무부장관 또는 소속 지방검찰청검사장의 허가를 받은 경우 제16조를 적용하지 아니한다. <신설 2017.12.12>⑤ 제1항에 따른 의사록을 인증하는 경우에는 제57조제3항, 제58조부터 제61조까지, 제63조제1항ㆍ제3항, 제64조, 제65조제1항ㆍ제3항 및 제66조를 준용한다. <개정 2009.2.6, 2017.12.12>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20171212
2. 개인 주주의 대리인 참석
주주는 대리인을 선임하는 위임장에 개인인감을 날인하고, 개인인감증명서 1부를 첨부합니다. 다만, 회사가 대리인임을 알 수 있을 경우에는 인감증명서를 첨부하지 않을 수 있습니다. 주주총회의사록을 공증할 때에는 공증용위임장에 개인인감을 날인하고, 개인인감증명서 1부를 첨부합니다. 대리인 선임 위임장 및 공증용위임장에 각각 개인인감증명서를 첨부할 수 있고, 한 장의 인감증명서로 갈음할 수 있습니다.
대리인은 대리인의 신분증과 위임장 및 주주 본인의 인감증명서 등을 지참합니다.
상법 제368조(총회의 결의방법과 의결권 행사)
제368조(총회의 결의방법과 의결권 행사)①총회의 결의는 이 법 또는 정관에 다른 정함이 있는 경우를 제외하고는 출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로써 하여야 한다. <개정 1995.12.29>②주주는 대리인으로 하여금 그 의결권을 행사하게 할 수 있다. 이 경우에는 그 대리인은 대리권을 증명하는 서면 또는 전자문서를 총회에 제출하여야 한다. <개정 2014.5.20, 2025.7.22>③총회의 결의에 관하여 특별한 이해관계가 있는 자는 의결권을 행사하지 못한다. <개정 2014.5.20>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723
3. 법인 주주의 대표이사 참석
주주가 법인이면서 대표이사가 주주총회에 직접 참석하는 경우에는 주주는 법인등기부등본(대표이사가 누구인지 알 수 있습니다)과 대표이사 신분증을 지참합니다. 회사가 소집통지서에 참석증을 보낸 경우에는 참석증에 법인도장을 날인하고 참석증도 지참합니다.
주주총회의사록을 공증한다면 주주는 공증용위임장에 법인인감을 날인하고, 3월 이내의 법인인감증명서 1통(용도 공증용 또는 빈란)을 회사에 제출합니다. 이 서류를 가져오지 아니하였다 하더라도, 주주(대표이사)가 주주총회에 출석하여 발언하고 표결하는데 장애가 되는 것은 아닙니다.
4. 법인 주주의 임직원 참석
주주가 법인이면서 주주회사의 임직원이 대표이사로부터 위임을 받아 주주총회에 참석하는 경우에는 대리인은 위임장에 법인인감도장을 날인하고, 법인인감증명서 1통과 대리인 신분증을 지참합니다. 다만, 회사가 대리인임을 알 수 있을 경우에는 인감증명서를 첨부하지 않을 수 있습니다.
주주총회의사록을 공증한다면 공증용위임장에 법인인감을 날인하고, 3월 이내의 법인인감증명서 1통(용도 공증용 또는 빈란)을 회사에 제출합니다.
실무판단 · 참석증 미지참 — 참석증을 지참하지 아니하여도 주주가 주주총회에 참석하는데 문제가 생기는 것은 아닙니다.
자주 묻는 질문
주주가 대리인을 내보내 주주총회 의결권을 행사할 수 있나요?
가능합니다. 상법 제368조 제2항이 주주는 대리인으로 하여금 의결권을 행사하게 할 수 있다고 정하고 있어, 위임장에 주주의 인감을 날인하고 인감증명서를 첨부하는 방식으로 대리인 참석이 이루어집니다. 회사가 대리인임을 알 수 있는 경우라면 인감증명서 첨부를 생략할 수 있습니다.
주주총회의사록을 공증하는 절차를 정한 규정이 따로 있나요?
공증인법 제66조의2가 공증인이 주주총회의사록을 공정증서 원본이나 그 등본으로 작성할 수 있는 경우를 정한 조문입니다. 이 절차에서는 본문이 안내하는 대로 공증용 위임장에 개인인감 또는 법인인감을 날인하고 3개월 이내의 인감증명서를 회사에 제출하며, 개인 주주와 법인 주주가 같은 요령으로 진행합니다.
주주총회 당일의 혼선을 줄이시려면 주주가 개인인지 법인인지, 본인이 직접 참석하는지 대리인이 참석하는지에 따라 신분증·참석증·위임장·인감증명서를 미리 나누어 준비하시기 바랍니다.
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