정기주주총회 소집통지서(사례 포함)
한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2026. 3. 3.
결론정기주주총회는 결산기 종료일로부터 3월 이내에 개최합니다.
2025년 12월 31일이 결산기 종료일인 회사라면 2026년 3월 31일까지 정기주주총회를 개최해야 합니다.
이사의 수가 3인 이상이어서 이사회가 구성되어 있는 회사는 이사회의 결의로 정기주주총회 소집을 결정합니다.
소집통지서는 대표이사가 발송하며, 집행임원이 있는 회사는 대표집행임원이 발송합니다.
정기주주총회 소집통지서는 회사의 기관 구성에 따라 발송자가 달라집니다. 사례와 함께 정리했습니다.
정기주주총회는 결산기 종료일로부터 3월 이내에 개최합니다.
리스크 · 정기주주총회 개최 기한 — 2025년 12월 31일이 결산기 종료일인 회사라면 2026년 3월 31일까지 정기주주총회를 개최해야 합니다.
2. 정기주주총회소집결정
이사의 수가 3인 이상이어서 이사회가 구성되어 있는 회사는 이사회의 결의로 정기주주총회 소집을 결정합니다. 소집통지서는 대표이사가 발송하며, 집행임원이 있는 회사는 대표집행임원이 발송합니다. 자본금 10억원 미만인 회사로 이사의 수가 1인인 경우에는 그 이사가, 이사의 수가 2인인데 대표이사가 있는 경우에는 대표이사가 주주총회소집통지서를 발송합니다.
오늘은 최정기주주총회소집통지서에 기재해야할 필수사항을 알아봅니다. 정기주주총회 일시와 장소, 안건(회의 목적사항)을 기재 해야 합니다. 영업보고나 감사보고를 기재할 수 있으나 이를 기재하는 경우는 많지 않습니다.
1)이사선임의 건일 경우 : 사내이사 0명 선임의 건 처럼 선임될 이사의 종류를 기재하고, 선임하는 이사의 수를 기재 합니다.
2)정관변경의 경우 : 정관변경사항을 기재 합니다. 정관 신구대조표를 첨부 합니다.
3)감자의 경우 : 감자방법을 기재 합니다.
4)합병이나 분할/분할합병의 경우 : 합병이나 분할/분할합병의 요령 등을 기재 해야 합니다. 비상장회사는 합병계약서나 분할계획서나 분할합병계약서를 첨부하는 것이 일반적입니다. 주주가 주식매수청구권을 행사할 경우에는 이에 관한 내용도 주주총회소집통지서에 기재합니다.
6)재무상태표 : 정기주주총회소집통지서에 별첨하지 않습니다. 주주에 대한 서비스 차원에서 재무상태표를 별첨하는 회사도 있습니다.
7)임원보수에 관한 사항 : 소집통지서에 그 액을 기재하지 않는 경우가 대부분입니다.
상법 제362조(소집의 결정)
제362조(소집의 결정) 총회의 소집은 본법에 다른 규정이 있는 경우 외에는 이사회가 이를 결정한다.법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723
1. 정기주주총회 소집통지서에 기재할 사항
8)법인인감 날인 여부
2. 정기주주총회소집통지서 견본
리스크 · 일시·장소·안건 기재 — 정기주주총회 일시와 장소, 안건(회의 목적사항)을 기재 해야 합니다.
영업보고나 감사보고를 기재할 수 있으나 이를 기재하는 경우는 많지 않습니다.
사내이사 0명 선임의 건 처럼 선임될 이사의 종류를 기재하고, 선임하는 이사의 수를 기재 합니다.
정관변경사항을 기재 합니다. 정관 신구대조표를 첨부 합니다.
감자방법을 기재 합니다.
3. 합병이나 분할/분할합병의 요령
합병이나 분할/분할합병의 요령 등을 기재 해야 합니다. 비상장회사는 합병계약서나 분할계획서나 분할합병계약서를 첨부하는 것이 일반적입니다. 주주가 주식매수청구권을 행사할 경우에는 이에 관한 내용도 주주총회소집통지서에 기재합니다.
비상장회사의 경우에는 임원의 성명이나 약력 등을 기재 할 필요는 없습니다.
4. 재무상태표
정기주주총회소집통지서에 별첨하지 않습니다. 주주에 대한 서비스 차원에서 재무상태표를 별첨하는 회사도 있습니다.
소집통지서에 그 액을 기재하지 않는 경우가 대부분입니다.
다만 실무에서는 대표이사 성함 옆에(직인생략)이라는 문구를 기재한 후, 직인을 날인하지 않는 경우도 많이 있습니다. 주주총회 소집절차에 대한 다툼이나, 안건에 대한 다툼, 경영권 분쟁이 예상될 경우에는 반드시 법인인감을 날인 한 후, 주주총회소집통지서를 발송하시는 것이 좋습니다.
서식
주주 여러분께
정기주주총회 소집통지서
주주님의 건승과 댁내의 평안을 기원합니다.
당사는 정기주주총회를 아래와 같이 개최하오니 참석하여 주시기 바랍니다.
- 아 래 -1. 일 시: 2026년 3월 25일(수요일) 오전 10시 00분2. 장 소: 본점 대회의실3. 회의목적사항
제1호 의안 재무제표 승인의 건
제2호 의안 배당의 건
제3호의안 사내이사 2인 선임의 건
제4호의안 감사 선임의 건
제5호 의안 임원보수한도 승인의 건4. 주주총회 참석 시 준비물
- 직접행사: 신분증, 인감도장이 날인된 공증용 위임장, 인감증명서
(발급 후 3개월 이내의 것)
- 대리행사: 위임장(주주와 대리인 인적사항 기재, 인감날인), 대리인 신분증,
주주의 인감도장이 날인된 공증용 위임장, 인감증명서(발급 후 3개월 이내)
2026년 3월 13일
00주식회사
대표이사 000 (직인)
5. 주주총회소집통지서 기간단축동의서(별첨서류)
- 정기주주총회의 소집기간을 단축하여 개최할 때 총주주로 부터 받는 기간단축동의서입니다.
주주총회소집기간을 단축하지 아니할 경우에는 이를 별첨하지 않습니다
- 막도장을 날인하거나, 서명을 해도 무방합니다. 다만 주주 본인의 의사를 확인하는 것이 중요합니다.
- 자본금 10억원 미만일 경우 주주총회소집절차를 생략할 때에는 정기주주총회소집절차생략동의서를 받습니다.
서식
정기주주총회소집 기간단축동의서
주식회사 00 귀중
본인은 귀사의 주주로써 2026년 3월 25일 개최하되는 정기기주주총회의 소집기간을 단축하는데 동의합니다.
년 월 일
주주(인)
6. 참석장 및 위임장(별첨서류)
- 주주 본인이 정기주주총회에 직접 출석할 경우 본 참석장에 날인하거나 서명해서 주주총회장에서 진행요원에게 제출합니다.
이 참석장을 제출하지 아니하여도 주주 본인이 확인될 경우 회사는 주주총회 참석을 거부할 수 없습니다.
- 대리인이 참석할 경우 위임장을 작성하고, 주주의 인감을 날인한 후 인감증명서를 첨부합니다.
- 참석장과 위임장을 한 장의 서류로 작성하여 주주총회소집통지서에 별첨합니다.
서식
주주총회 참석장
소유주식: 주
의결권수: 주
일시: 2026년 3월 25일(수요일) 오전 10시 00분
장소: 본점 대회의실
2026년 3월 5주주 000 (인)
서식
위 임 장
소유주식: 주
의결권수: 주
본인은 2026년 3월 25일에 개최되는 00주식회사의
주주총회에 참석하여
부의안건에 대하여 의결권을 행사하는 권한을 아래 대리인에게 위임합니다.
대리인(수임인)
성명
주민등록번호
2026년 월 일
본인(위임인) (인)
※주주총회 참석 시 지참하여야 할 서류
- 직접행사: 신분증
- 대리행사: 위임장(주주와 대리인의 인적사항 기재, 인감날인,
인감증명서 첨부), 대리인 신분증
서식
위 임 장
수
임
인
위의 사람을 본인의 대리인으로 정하여 법무법인 민주에서 다음 사서증서의 인증을 촉탁하는 일체 권한을 위임합니다.
(자기대리 및 쌍방 대리행위를 승락함)
다 음
00주식회사 정기주주총회의사록
위임인
성명: 주주(인감)
주소:
위임인
성명:
주소:
위임인
성명:
주소:
위임인
성명:
주소:
위임인
성명:
주소:
위임인
성명:
주소:
7. 서면에 의한 의결권 행사 안내문 견본
서식
서면투표 행사 안내
본 회사는0 000 등의 승인을 위해 2026년 3월 25일 정기기주주총회를 개최합니다. 본 회사의 주주는 본 회사 정관 조에 따라이 주주총회에 직접 참석하지 아니하고, 서면결의로 찬반을 행사할 수 있습니다. 만약 서면결의로 찬반을 행사하고자 하는 주주는 아래 서면결의통지서를 작성하여 2026년 3월 20일 영업시간마감 전까지 본 회사에 송부하여 주시기 바랍니다. 별첨: 의안 설명서
주식회사 000
대표이사 000 (법인)
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서면결의 통지서
귀사의 주주로써, 귀사의 2026년 3월 25일 정기기주주총회의 안건에 대해 아래와 같이 서면결의합니다.의 안
찬 성
반 대
제1호의안(00승인의 건)
제2호의안(000)
제3호의안(정관일부 변경의 건)
년 월 일
주주(인)
대법원 1995. 02. 28. 선고 94다34579 — 신주발행무효
가. 상법 제368조 제3항은 주주의 의결권을 대리행사하고자 하는 자는 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출하도록 규정하고 있는바, 그 규정은 대리권의 존부에 관한 법률관계를 명확히 하여 주주총회 결의의 성립을 원활하게 하기 위한 데 그 목적이 있다고 할 것이므로, 대리권을 증명하는 서면은 위조나 변조 여부를 쉽게 식별할 수 있는 원본이어야 하고 특별한 사정이 없는 한 사본은 그 서면에 해당하지 않는다.나. 회사의 주주는 갑과 그 회사의 대표이사들인 을, 병의 3인뿐이었고, 을ㆍ병은 갑이 그 소유주식 일부를 정과 무에게 명의신탁하여 그들이 갑의 단순한 명의수탁자에 불과하다는 사실을 잘 알면서 오랜 기간 동안 회사를 공동으로 경영하여 왔는데, 갑이 주주총회 개최 사실을 통보받고 미리 의결권을 변호사로 하여금 대이행사하게 하겠다는 의사를 주주총회 개최 전에 회사에 통보까지 하였고 그 변호사가 주주총회에 참석하여 갑의 위임장 원본을 제출하였다면, 비록 그 변호사가 지참한 정ㆍ무의 위임장 및 인감증명서가 모두 사본이라 하더라도 갑이 그 소유주식 전부에 대한 의결권을 그 변호사에게 위임하였다는 사실은 충분히 증명되었다고 할 것이어서, 회사의 대표이사들은 그 변호사의 의결권 대리행사를 제한하여서는 안된다고 한 사례.다. 회사가 주주에게 상법 제418조 제1항 소정의 주주의 신주인수권을 배제한 바 없고 오히려 그 주주가 회사로부터 신주배정 통지를 받고도 그 주식대금을 납입하지 아니하여 실권된 경우, 가사 발행주식의 총수를 증가시키는 정관변경의 주주총회결의 이전에 그 주주와 회사의 대표이사 사이에 회사의 경영권에 관하여 분쟁이 있었고, 그 주주가 자기 소유 주식을 그 대표이사에게 양도하고 회사 경영에서 탈퇴하려고 하였지만 그 양도대금에 관한 합의가 이루어지지 않은 상태에서 발행주식 총수를 현저하게 증가시키는 신주발행이 이루어짐으로써 회사에 대한 그 주주의 지배력이 현저하게 약화되고, 그로 인하여 그 주주가 대표이사에게 적정한 주식대금을 받고 주식을 양도하는 것이 더욱 어려워지게 되었다고 하더라도, 그러한 사유만으로는 그 신주발행이 현저하게 불공정한 방법에 의한 신주발행으로서 무효라고 볼 수 없다고 한 사례.판례 원문 기준: 대법원 종합법률정보 · 판례 원문 보기 7. 공증용 위임장
- 주주총회의사록을 공증할 경우 공증용위임장을 소집통지서에 별첨합니다.
- 주주는 의사록 공증을 위해 위임장에 인감날인 + 인감증명서(공증일 기준 3개월 전) 1통을 첨부합니다.
- 정관에 주주들이 서면으로 의결권을 행사할 수 있도록 정한 경우에는 정기주주총회 소집통지서에 서면에 의한 의결권 안내문을 첨부하여 발송하는데, 그 사례는 아래와 같습니다.
자주 묻는 질문
정기주주총회는 언제까지 열어야 하나요?
결산기 종료일부터 3월 이내에 개최하셔야 합니다. 그 기한을 넘기지 않도록 일정을 잡으십시오.
자본금 10억원 미만인 회사의 소집통지서는 누가 발송하나요?
대표이사가 발송하며 집행임원을 둔 회사는 대표집행임원이 발송합니다. 자본금 10억원 미만인 회사로 이사가 한 명이면 그 이사가, 이사가 두 명이면서 대표이사가 있으면 그 대표이사가 발송합니다.
통지서에 무엇을 적나요?
정기주주총회의 일시와 장소, 안건인 회의 목적사항을 적으셔야 합니다. 영업보고나 감사보고를 적을 수도 있으나 그렇게 하는 경우는 많지 않습니다.
주주총회소집통지서에 법인인감을 날인하고 발송할 것을 권해 드립니다.
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