소규모 주식회사의 서면결의 시 서면결의서 작성방식
결론
소규모 주식회사의 서면결의서는 주주 명의 처분문서로 주주총회의사록과 법적 성질이 다릅니다.
서면결의에는 의사록 규정을 직접 적용할 수 없어 의장·이사의 기명날인 의무가 없습니다.
서면결의서에는 각 주주의 인감증명법에 따른 인감을 날인하고 해당 인감증명서를 첨부하여야 합니다.
소규모 주식회사가 서면결의로 주주총회 결의를 갈음할 때, 서면결의서는 어떤 방식으로 작성해야 하나요?
소규모 주식회사가 상법 제363조제4항에 따른 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음하고자 할 때 서면결의서는 주주 명의로 작성된 처분문서이고, 주주총회의사록은 의장과 출석한 이사가 작성한 보고문서로 그 법적 성질을 달리합니다. 또한 서면결의는 실질적인 회의를 전제로 하지 않으므로 상법 제373조의 규정을 직접 적용하여 총회의 의장이나 출석한 이사가 서면결의서에 기명날인 또는 서명할 의무가 있다고 볼 수 없습니다. 그러므로 상법 제363조제4항에 따른 서면결의서에는 각 주주의 인감증명법에 따른 인감을 날인하고 해당 인감증명서를 첨부하여야 합니다.
상업등기선례 제201809-3호
소규모 주식회사에서 서면결의 등이 이루어진 경우 첨부정보 · 현행현행 소규모 주식회사에서 서면결의 등이 이루어진 경우 첨부정보 제정 2018.09.14 [상업등기선례 제201809-3호]1. 자본금 총액이 10억원 미만인 주식회사(이하 ‘소규모 주식회사’라 함)에서 주주 전원의 동의로 서면에 의한 결의(이하 ‘서면결의’라 함)로써 주주총회의 결의를 갈음하거나(상법 제363조제4항 전문), 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의(상법 제363조제4항 후문, 이하 ‘서면동의’라 하고, ‘서면결의’와 ‘서면동의’를 합하여 ‘서면결의 등’이라 함)한 경우에도 상법 제363조제6항에 의해 제373조가 준용되어 의사록을 작성해야 할 것이다.2. 소규모 주식회사가 현실적인 주주총회 개최하지 않고 서면결의 등의 절차를 거쳐 그에 따른 등기를 신청할 때에는, 상업등기규칙 제128조제1항의 ‘총주주의 동의가 있음을 증명하는 정보’로서①서면결의의 경우에는 서면결의를 하는 것에 관한 주주 전원의 동의서 및 해당 결의요건을 충족하는 서면결의서에 각 주주가 인감증명법에 따라 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를 첨부하고,②서면동의의 경우에는 주주 전원의 서면동의서에 각 주주가 인감증명법에 따라 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를 첨부하여야 한다. 또한, 서면결의 등의 진정성을 보장하기 위하여 서면결의 등이 이루어질 당시의 대표자가 등기소에 제출한 인감을 날인한 주주명부를 첨부하여야 할 것이다.3. 다만 경영권 분쟁 등의 사유로 주주명부의 진정성에 의심이 드는 때(대표자 해임 등의 경우)에는 형식적 심사권만을 가진 등기관의 입장에서는 위의 첨부정보만으로는 총주주의 동의가 있는지 여부를 판단하기 어렵다 할 것이어서 등기에 필요한 첨부정보를 제공하지 아니한 경우 또는 등기할 사항에 무효 또는 취소의 원인이 있는 경우로 보아 그 등기신청을 각하할 수 있다(상업등기법 제26조 제8호 또는 제10호). 이때에는 회사는 현실적인 주주총회를 개최하여 공증인법 제66조의2에 따라 공증인의 인증을 받은 의사록을 첨부정보(상업등기규칙 제128조제2항)로 제공하여야 할 것이다. (2018. 9. 14. 사법등기심의관－3618 질의회답) 참조조문 : 상법 제363조, 제373조, 상업등기법 제26조, 공증인법 제66조의2, 상업등기규칙 제128조 참조선례 : 상업등기선례 제1-284호 주) 이 선례에 의하여 상업등기선례 제2-28호는 폐지됨.선례 원문 기준: 대법원 종합법률정보 · 선례 원문 보기
1. 서면결의서는 주주 명의의 처분문서로 주주총회의사록과 법적 성질이 다르다
상법 제363조 제4항(소집의 통지)
제363조(소집의 통지)① 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다. 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다.② 제1항의 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다.③ 제1항에도 불구하고 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다. <개정 2014.5.20>④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다. <개정 2014.5.20>⑤ 제4항의 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다. <개정 2014.5.20>⑥ 서면에 의한 결의에 대하여는 주주총회에 관한 규정을 준용한다. <개정 2014.5.20>⑦ 제1항부터 제4항까지의 규정은 의결권 없는 주주에게는 적용하지 아니한다. 다만, 제1항의 통지서에 적은 회의의 목적사항에 제360조의5, 제360조의22, 제374조의2, 제522조의3 또는 제530조의11에 따라 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 그러하지 아니하다. <개정 2014.5.20, 2015.12.1>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723
참조조문 : 상법 제363조제4항, 제373조
참조선례 : 상업등기선례 제 201809-3 호
상업등기선례 제202506-1호 — 소규모 주식회사의 서면결의 시 서면결의서 작성방식 · 선례 원문 보기
자주 묻는 질문
서면결의서에도 의장과 출석 이사가 기명날인해야 하나요?
서면결의는 실질적인 회의를 전제로 하지 않으므로 상법 제373조의 규정을 직접 적용하여 총회의 의장이나 출석한 이사가 서면결의서에 기명날인 또는 서명할 의무가 있다고 볼 수 없습니다.
서면결의서에 날인하고 첨부해야 할 인감은 무엇인가요?
상법 제363조 제4항에 따른 서면결의서에는 각 주주의 인감증명법에 따른 인감을 날인하고 해당 인감증명서를 첨부하여야 합니다.
소규모 주식회사의 서면결의서에는 의사록 방식이 아닌 각 주주의 인감 날인과 인감증명서 첨부 방식으로 작성하시기 바랍니다. 서면결의의 법적 성질을 확인하여 준비하시길 권해드립니다.
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