정관을 분실한 경우 어떻게 해야 할까?
결론
정관을 분실했다면 설립등기를 의뢰했던 법무사사무실, 관할 등기소, 의사록 공증을 한 공증사무실에서 정관을 구할 수 있습니다.
정관은 회사 내부문서입니다. 정관을 전자기록으로 보관하고 있다면, 이를 출력하여 법인인감을 날인하여 사용할 수 있습니다.
원본정관을 구할 수 없고, 기존 정관을 재발급받을 수 없다면 새로 정관을 작성하여 주주총회에서 이를 승인하는 방식으로 처리할 수 있습니다.
회사가 정관을 분실했습니다. 어떻게 해야 하나요?
1. 정관의 성격
정관은 회사 내부문서입니다. 정관을 전자기록으로 보관하고 있다면, 이를 출력하여 법인인감을 날인하여 사용할 수 있습니다.
상법 제396조(정관 등의 비치, 공시의무)
제396조(정관 등의 비치, 공시의무)①이사는 회사의 정관, 주주총회의 의사록을 본점과 지점에, 주주명부, 사채원부를 본점에 비치하여야 한다. 이 경우 명의개서대리인을 둔 때에는 주주명부나 사채원부 또는 그 복본을 명의개서대리인의 영업소에 비치할 수 있다. <개정 1984.4.10, 1999.12.31>②주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 제1항의 서류의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다. <개정 1984.4.10>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723
2. 기존 정관을 구하는 경로
정관을 분실했다면, 아마 설립할 때 법무사가 작성해 준 정관을 분실했다는 취지로 이해합니다.
- 설립등기를 의뢰했던 법무사사무실에 연락해서 법무사가 보관하고 있는(보통 파일 형태로 저장해 둡니다) 정관을 달라고 하면 됩니다.
- 주식회사 설립등기를 신청할 때 정관을 첨부합니다. 설립한 지 5년이 지나지 않았다면 관할 등기소에 가서 설립등기신청서류를 복사해 달라고 하면 됩니다.
- 주주총회나 이사회 의사록을 공증할 때 공증사무실에 정관을 제출합니다. 의사록 공증을 한 공증사무실의 협력을 얻어 정관을 복사할 수 있습니다.
3. 재발급이 불가능한 경우
원본정관을 구할 수 없고, 기존 정관을 재발급받을 수 없다면 새로 정관을 작성하여 주주총회에서 이를 승인하는 방식으로 처리할 수 있습니다.
상법 제433조(정관변경의 방법)
제433조(정관변경의 방법)
①정관의 변경은 주주총회의 결의에 의하여야 한다.
②정관의 변경에 관한 의안의 요령은 제363조에 따른 통지에 기재하여야 한다. <개정 2014.5.20>법령 원문 기준: 국가법령정보센터 · 시행일 20260723
실무판단 · 전자기록 보관 — 정관을 전자기록으로 보관하고 있다면, 이를 출력하여 법인인감을 날인하여 사용할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
정관은 원래 회사가 보관하고 있어야 하는 서류인가요?
네, 회사가 비치할 의무가 있는 서류입니다. 상법 제396조 제1항은 이사가 정관과 주주총회 의사록을 본점과 지점에 비치하여야 한다고 정하고, 같은 조 제2항은 주주와 회사채권자가 영업시간 중 열람이나 등사를 청구할 수 있도록 합니다. 그래서 분실이 확인되면 다시 마련해야 할 주체도 회사 쪽입니다.
원본 정관이 없을 때 새로 작성해 주주총회 승인을 받는 방식의 근거는 무엇인가요?
정관을 고치는 일은 주주총회의 결의로만 할 수 있다는 조문이 근거입니다. 상법 제433조 제1항이 정관의 변경은 주주총회의 결의에 의하여야 한다고 정하고, 같은 조 제2항은 변경 안건의 요령을 주주총회 소집 통지에 기재하도록 합니다. 그래서 원본을 다시 구할 수 없을 때도 새 정관은 주주총회의 승인을 거쳐 갖추게 됩니다.
정관은 전자기록으로 보관해 두시고, 분실했다면 법무사사무실·관할 등기소·공증사무실 순으로 확인해 보시기 바랍니다.
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