회사등기 과태료에 관한 컨설팅 사례

대한법무사협회에서 발행하는 월간지 [법무사]에 게재한 글입니다. ‘법무사 기업컨설팅’ 사례연구 ‘과태료’ 등에 관한 컨설팅

1. 본점이전 후 지점의 본점변경등기 해태

사례 1 본점을 서울로 이전하고 이전등기를 한 회사 “지점이 본점변경등기를 안한 과태료가 대표이사 앞으로 나온다고요?”

필자가 20년 간 법무사 일을 해 오면서, 등기 해태에 따른 과태료가 부과될 것인지 여부에 항상 촉각을 곤두세워왔다. 10여 년 전에 있었던 사례지만, 결코 잊을 수 없었던 사례부터 먼저 살펴보자.

“주식회사 ○○이면 상장회사 아닌가요?”

“예, 코스닥 상장회사입니다.”

당시 서초구 반포동에 있는 회사를 방문했다. 그리 큰 건물은 아니었지만, 5층 석조건물이 코스닥 상장회사의 건물로는 안성맞춤이란 생각이 들었다. 상담실에서 그 회사 부장과 전화를 주었던 담당 과장과 함께 인사를 나누었다.

“회사건물이 참 예쁘군요. 새로 매입해서 이전하셨나 봅니다.”

필자의 질문에 부장이 약간 여유로운 웃음으로 답을 했다.

적당히 서로에 대한 칭찬도 해가며 화기애애한 분위기에서 상담이 시작되었다. 그런데이 회사는 강관을 만드는 회사였는데, 부산과 광주, 대구, 대전에 지점을 두고 있었다. 필자는 사전에 본점과 지점의 등기부등본을 열람해서 등기 상태에 문제가 없는지 확인했는데, 본점 등기부에는 본점이전 사실이 등기되었지만, 각 지점의 등기부에는 본점이전 사실이 등기되어 있지 않았다. 필자는 먼저이 문제부터 확인한 후, 신주발행 등기에 대한 상담을 할 생각이었다.

부장과 과장은 그게 무슨 말이냐는 표정으로 서로 얼굴을 쳐다보았다.

명색이 코스닥 상장회사의 실무자가 이런 질문을 하다니, 오히려 필자가 더 당황스러워졌다. 다행히 방문할 때 준비해간 그와 관련된 상법 조문 자료를 꺼내서 설명을 시작했다. 그러자 애초의 상담주제인 신주발행은 뒷전이고, 점점 그들의 안색이 창백하게 변해가고 있었다.

“과태료 통지서가 회사로 오나요? 아니면…?”

“과태료 통지서는 대표이사 집 주소로 가는 것이 원칙입니다.”

말이 끝나자 담당자들은 그야말로 하얗게 질려 사색이 되었다.

“과태료 부과되면 저 회사에서 잘립니다. 도와주세요!”

필자는 위로도 할 겸 한 마디 건네지 않을 수 없었다.

“과태료는 행정벌인데, 너무 심한 것 아닌가요?”

“돈이 문제인가요? 아니면 그런 일이 발생한 것이 문제인가요?”

“둘 다 문제이지요.”

“법무사님, 무슨 좋은 방법이 없을까요?”

“여러 가지 방법이 있을 수 있겠지만, 이런 방법은 어떨까요?”

필자가 대안을 가지고 있다는 것을 확인하자, 흙빛이던 그들의 얼굴이 조금씩 환해졌다.

“확인서요? 어떤 내용으로 쓰실 건데요?”

그러면서 필자가 같은 내용의 확인서를 작성해 주었다.

“과태료가 나오면 어떻게 할까? 정말 제가 대신 납부해 드릴까요?”

필자는 정말 과태료를 대신 납부해 줄 것처럼 진지하게 물어보았다.

상황이 이렇게 되다 보니 신주발행에 대한 상담을 진행하는 것은 무리한 것이 되어버렸다. 위에서 “이런 확인서를 작성한 법무사와는 더 이상 일하지 말라”고 지시한다면, 신주발행에 대한 일을 할 수도 없는 처지였다. 필자 역시이 회사와 계속 거래를 할 것인지 여부를 두고 주사위를 던진 것임을 깨달았다. 그렇지만 그 느낌이 나쁘지는 않았다. 우선 담당이사와 상의를 하고, 사장님과 회장님 결제를 받은 후에 신주발행 등기에 대한 상담을 하기로 했다.

그리고 며칠 후. 그 부장이 약간은 흥분된 목소리로 전화를 걸어왔다.

“그러면 제가 신주발행 등기를 할 수 있는 것인가요?”

“예. 알겠습니다. 그럼 내일 뵙겠습니다.”

2. 정관상 임원 수에 따라 달라지는 과태료

사례 2 인수회사의 임원변경등기 해태 - 정관에 정한 임원 수에 따라 달라지는 과태료 부과

평소 호형호제 하고 지내는 인천에 있는 한 회계사로부터 연락이 왔다.

그렇게 웃으면서 통화가 시작되었다.

“어쨌든 우발채무가 있는 지가 관건이겠네요.”

3. 회사 등기사항전부증명서를 검토해본 결과

회사 등기사항전부증명서를 검토해본 결과, 2010년 10월 5일 설립된 회사로, 자본금 1억 원에 이사의 수가 3인(대표이사 1인)이며, 감사는 없었다. 설립 이후 지금까지 임원변경을 한 적이 없었고, 결산기는 12월 31일이었다. 정관에는 이사의 수가 1인 이상이었다.

“과태료는 부과되지 않습니다.”

“이해가 안 되네. 좀 더 쉽게 설명해 줄 수 없겠나?”

4. 이사의 정원에 결원

“예. 고맙습니다.”

5. 과태료 부과 대상자의 판단

사례 3 임원변경등기를 해태한 다단계회사 - 누가 과태료 부과 대상자가 되는가?

임원변경등기를 처리하던 사무실의 담당과장 소개로 한 고객이 사무실을 찾아왔다. 늘 그렇듯이 웃으면서 상담을 시작했다.

“무슨 일이세요?”

1. “회사가 지점 표시까지 해서 등기부등본을 발급받아 일을 처리하는 법무사에게 주었다면, 그 법무사가 지점등기가 되었다는 사실을 인지하고, 지점에서도 본점이전에 따른 등기를 할 것을 권유하지요. 그런데 보통 회사가 등기부를 발급받을 때, 지점 표시까지 해서 발급받는 예가 많지 않습니다. 손님이 그런 등기부를 가지고 오면, 법무사가 다시이 회사에 지점이 있는지를 조사하는 예도 거의 없고, 지점이 없다고 가정하고 본점에서만 본점이전등기를 처리하고 있습니다. 그래서 본점에서 하는 지점변경등기가 누락된 것 같습니다.”

그러면서 등기사항전부증명서를 보여주었다. 살펴보니 최근 들어서 대표이사 등 임원의 변경이 매우 잦았는데, 3년 전 임기가 만료된 이사 한 명의 퇴임등기가 되어 있지 않았다. 정관을 달라고 해서 살펴보니 이사의 수가 5인 이상 8인 이내로 정해져 있었다.

“어떤 회사인데, 임원변동이 이렇게 잦았나요?”

“저희 회사는 다단계 회사입니다. 4년 전까지는 업계 내에서 매출액 10위 안에 들어가는 정말 손꼽을 만한 회사였지요. 그런데 아시다시피 다단계 회사가 발전하려면 판매원이 많아야 하는데, 요 몇 년 사이 판매원들이 새로 설립되는 회사로 대거 이동하고 말았습니다.

신규회사에서 자리를 잡아야 더 많은 판매수당을 받을 수 있기 때문입니다. 그러다 보니 몇 년 동안 회사 경영실적이 매우 좋지 않았습니다. 대주주가 자주 바뀌었고, 대주주가 바뀔 때마다 새로 대표이사를 선임했습니다. 그때마다 임원변경등기를 했으니 등기부가 이렇게 복잡해져 버렸습니다.”

“그렇군요. 저는 다단계사업 자체에 대해서는 문외한이지만, 최근 신문기사를 보면 다단계에서 일하시는 분들의 숫자가 증가하고 있다고 하더군요. 그런데 왜 이사 A가 임기가 만료되었음에도 불구하고 퇴임등기를 하지 않았나요?”

“이사 A는 창업 멤버입니다. 업계 내에서는 전설적인 인물로 통하지요. 물론 과거의 영광이기는 하지만, 저희 회사의 회원들이 이사 A처럼 성장하는 것이 꿈이었습니다. 그래서 임기가 만료되었음에도 등기부에 그대로 둔 것입니다. 회원들에게 회사를 소개할 때, 여전히 이사 A가 회사에 관여하는 것처럼 보이려고 한 것이지요.”

“이사 A가 가만히 있었나요?”

“아니죠. 퇴임등기를 해 달라고 여러 번 내용증명우편을 보내왔습니다.”

등기사항전부증명서를 살펴보니 이사의 수가 A를 포함하여 항상 8인을 유지하고 있었다.

“정관에 이사의 수가 5인 이상 8인 이내로 정해져 있고, 이사의 수가 항상 8인을 유지하고 있었으므로, 이사 A의 임기가 만료되었을 때 임기만료를 원인으로 한 퇴임등기를 해 주었어야 합니다. 지금도 이사 A의 서류 없이 퇴임등기를 할 수 있지만, 박 과장이 지적했듯이 과태료 부과를 피할 방법이 없습니다.”

“저도 거기까지는 이해하고 있습니다. 과태료는 이번에 새로 선임된 대표이사가 이사 A의 퇴임등기를 신청하므로, 이 등기를 신청하는 대표이사에게만 부과되겠지요?”

“그렇지 않습니다. 이사 A의 임기만료 이후에 선임되었던 전임 대표이사 B, C, D, E에게 부과됩니다. 오히려 이번에 새로 선임된 대표이사 F는 선임등기를 등기신청기간 내에 하면서 A의 임기만료 퇴임등기를 같이 신청하기 때문에 등기를 해태한 사실이 없습니다. 따라서 신임 대표이사 F는 과태료 부과 대상이 아닙니다.”

“등기를 해태하면 과태료가 5백만 원 이하라고 하던데, 얼마나 부과될까요?”

“우선 과태료는 회사에 부과되는 것이 아니라, 대표이사 개인에게 부과됩니다. 등기관이 전임 대표이사 B, C, D, E의 개인주소지 관할 지방법원 또는 지원에 등기기간 해태를 원인으로 한 과태사항 통지를 하게 됩니다. 그러면 주소지 법원에서 과태료 부과 재판을 하게 됩니다. 따라서 사례의 경우에는 B, C, D, E의 주소지 관할 지방법원 또는 지원에서 각각 과태료 부과 재판을 하고, 각각 5백만 원 이하의 과태료를 부과할 수 있습니다.”

“아니, 그러면 최대 2천만 원까지 과태료가 부과될 수 있다는 것입니까?”

“이론상으로는 그렇습니다. 제가 거래하던 회사가 대기업이었는데, 지점에서 해야 할 등기를 해태하다가 한꺼번에 그 등기를 했습니다. 등기 해태기간이 7년 정도 되었는데, 그동안 대표이사가 세 번 바뀌었고, 지점 수도 10여 개였습니다. 나중에 회사 담당자가 대표이사별로 각각 5천만 원씩 과태료가 부과되어 모두 1억5천만 원이나 나왔다고 푸념하는 것을 들은 적이 있습니다.”

“그럴 수도 있습니까? 그러면 저희 회사의 경우에는 얼마 정도의 과태료가 부과될까요?”

“판사가 재판을 해서 과태료 액을 정하므로, 얼마 정도가 부과될 거라고 정확하게 말하기는 어렵습니다. 몇 년 정도 전까지는 1개월에 보통 10만 원 정도로 부과했는데, 그 이후에는 7만 원 정도, 최근에는 5만 원 정도 부과하는 것이 일반적인 예로 보입니다. 따라서 1인당 150만 원 내외로 부과될 것으로 보입니다. 4명이니까 모두 6백만 원 가량이 될 것 같습니다.”

잠시 침묵이 흘렀다.

‘그 정도였나? 그만큼 큰 잘못을 한 것인가?’

눈빛만으로도 그 속내를 읽을 수 있을 것 같았다. 필자는 무슨 농이라도 해볼까 하다가 그만 두었다.

“그러면 이 돈을 누가 내야 하나요?”

“과태료는 대표이사 개인에게 부과되므로 회사가 이 돈을 낼 수 있는 방법이 없습니다. 회사가 회계처리가 가능하지 않기 때문입니다.”

“지금 회사 실정으로는 전임 대표이사들이 회사가 대신 내달라고 부탁을 해도 들어줄 수가 없는 상황입니다. 대표이사 개인에게 부과된다니 실무자인 저로서는 차라리 잘 되었다는 생각도 드네요. 그런데 법무사님, 궁금해서 물어 보는 건데, 만약 저희 회사의 경우 이사 3인에 대해서 퇴임등기를 해태했다고 가정한다면, 과태료가 3배 더 나오게 되는 것입니까?”

“반드시 그렇지는 않습니다. 만약 회사가 이사 3인의 퇴임등기를 동시에 처리하지 않고, 순차적으로 처리할 경우에는 각각 이사의 퇴임등기를 할 때마다 등기관이 과태료 통지를 하게 되므로, 지금 알려드린 과태료 액의 3배가 나올 수도 있습니다. 그러나 동시에 퇴임등기를 하게 되면 이를 하나로 보아 과태료 재판을 합니다.”

사례 4 외국인 이사 취임서가 늦게 도착해 과태료 부과된 회사 - 취임승낙을 안 하는 이사가 있는데, 대표이사 선임은 어떻게?

서울에 모회사가 있고, 양산에 자회사가 있는 고객 회사가 있었다. 필자는 모회사를 통해 양산에 있는 자회사의 등기도 하고 있었는데, 자회사의 경우 주주들 간에 분쟁이 있어서 등기를 함에 있어 항상 조심하는 편이었다. 어느 날 양산에 있는 담당이사가 전화로 문의를 해왔다.

“법무사님. 항상 저희 회사에 관심을 가져주셔서 감사합니다. 이번에 주주총회를 해서 임원 전부를 새로 선임할 예정입니다. 주주총회는 9월 10일 날 개최될 예정이고요. 기존 이사 7명은 모두 이날 임기만료로 퇴임합니다.”

“이번 주주총회는 별 탈 없이 잘 진행되겠지요?”

지난 번 주주총회를 치르면서 몹시 고생을 했던 기억이 나는지라 넌지시 물어보았다.

“어휴, 그랬으면 오죽 좋겠습니까만 이번 주주총회도 만만치 않을 것 같습니다. 우선 주주총회에서 이사 7명을 모두 재선임할 생각입니다. 대주주의 뜻이 그렇습니다. 그런데 이 중에서 2인은 취임승낙을 하지 않거나, 늦게 취임승낙을 할 것으로 보입니다.”

“또 골치 아픈 일이 생기는군요?”

“주주들끼리 잘 좀 풀어주면 일하기 얼마나 편하겠습니까? 주주총회 할 때마다 아주 골치가 아파 죽겠습니다. 먼저 주주총회 일에 대표이사를 선임할 예정입니다. 그런데 선임된 이사 중 2명이 그때까지 취임승낙을 하지 않게 되면 이사회를 어떻게 개최해야 하나요?

아시다시피 저희 회사 정관에 이사회 결의 요건이 이사 총수의 4분의 3 이상이 찬성해야 가결되잖아요. 주주총회에서 선임된 이사가 7명이므로 4분의 3이 되려면 6명이어야 합니다. 그런데 두 분이 취임승낙을 하지 않아 이사회에 참여하지 않으면 대표이사를 선임할 수 없는 것 아닌가요?”

“회사의 정관에 이사의 수가 3인 이상이었던 것으로 기억합니다.”

“먼저 회사와 이사의 관계는 위임계약 관계입니다. 회사가 주주총회에서 이사를 선임하고, 선임된 이사가 취임승낙을 해야 위임관계가 성립합니다. 따라서 주주총회에서 이사 7인을 선임했다 하더라도, 이사회 개최 이전까지 이사 5인만 그 취임을 승낙하고, 2인은 승낙하지 않았다면, 이사회 개최 시점까지 이사의 수는 5인입니다. 따라서 5인의 이사가 참석하여 그 중 4분의 3 이상만 대표이사 선임에 찬성하면 대표이사를 선임할 수 있습니다.”

“주주총회 의사록에 선임된 이사가 7인인데, 이사회 의사록에 이사 총수를 5인으로 하면 공증사무실에서 공증을 해 줄까요? 그리고 등기관이 혹시 첨부된 주주총회 의사록의 선임이사 수와 이사회 의사록의 이사 수가 다르다는 것을 이유로 해서 임원변경등기를 각하하지는 않을까요?”

“그런 걱정을 하실 수도 있겠네요. 사실 저도 이런 경우는 처음입니다. 이사회를 개최하면서 성원에 대한 설명을 하고, 이를 의사록에 기재해 놓으면 문제가 없을 것이라 판단합니다. 이사회 개최 시점까지 취임승낙을 한 이사의 수가 5인이므로, 이사의 수를 5인으로 확정하여 이사회를 개최한다고 의사록에 기록해 두는 것입니다.”

등기관은 형식적 심사권만, 과태료 분쟁은 ‘약식재판 → 정식재판’

“아. 그런 방법이 있을 수 있겠군요! 그런데 법무사님, 취임승낙을 늦게 할 것으로 예상되는 이사 1인이 외국에 거주하고 있는 외국인입니다. 혹시 이 이사가 10일 후에 취임승낙을 하되, 그 취임승낙서를 2개월 후에 회사로 보내 줄 경우, 그때 이 외국인 이사의 취임등기를 하게 되면 과태료가 부과되지 않을까요?”

“그럴 가능성이 있습니까?”

“대주주와 외국인 주주 간에 협상을 하고 있습니다. 아마 이 협상이 2개월 후 정도에나 타결될 것 같습니다. 나머지 이사 2명이 그때 취임승낙서를 보내줄 것으로 판단되는데, 제가 예상하고 있는 것처럼 진행될 가능성이 아주 큽니다.”

“외국회사 영업소에 관한 등기사항이 외국에서 생긴 때에는 그 통지가 도달한 날로부터 등기기간을 기산합니다. 도달한 날에 대해 특별하게 달리 입증할 필요는 없고, 신청서에 외국에서 서류가 도착한 날을 기재하면, 그 날에 서류가 도착한 것으로 봅니다. 그런데, 주식회사 등기에는 그러한 예외규정이 없습니다. 만약 그런 일이 발생한다면 과태료 부과를 피할 수는 없습니다.”

“이사가 취임승낙서를 늦게 제출했는데, 그 등기 해태에 따른 과태료를 대표이사한테 부과한다면 너무 억울한 것 아닙니까?”

“등기기간을 해태할 만한 정당한 사유가 있었는지 여부가 쟁점인데요. 등기관은 형식적 심사권만 가지고 있습니다. 따라서 등기기간을 해태할 만한 정당한 사유가 있는지의 여부에 대해서는 재량 판단을 할 수 없는 것이 원칙입니다.”

“그러면 대표이사는 어떻게 해야 합니까?”

“우선 과태료 사건의 재판에 대해 이해할 필요가 있습니다. 과태료 재판은 법원이 상당하다고 인정할 때에는 당사자의 진술을 듣지 않고 약식절차에 의해 재판을 할 수 있는데, 실무상으로는 거의 전부 약식절차에 의한 과태료 재판이 진행되고 있습니다.

약식절차에 의한 재판에 대해 당사자가 재판의 고지를 받은 날로부터 1주일 이내에 이의신청을 하면 정식재판 절차로 넘어갑니다. 정식재판에서는 심문기일에 당사자가 진술을 할 수 있습니다. 이 경우는 대표이사의 고의나 과실이 없고, 오로지 해당 이사의 서류가 회사에 늦게 도달한 것뿐이므로 이사가 보내온 우편의 접수일자를 기록하고, 이를 심문기일에 제출하게 되면 과태료가 부과되지 않거나 부과된다 하더라도 정말 소액이 될 것으로 판단됩니다.”

“그렇군요. 법무사님도 이해하시겠지만, 우리는 돈의 액수가 문제가 아닙니다. 주주 간에 다툼 때문에 대표이사가 골머리를 앓고 있는 상황이라서 거기다가 과태료까지 부과될 수 있다고 말하기가 곤란한 점이 있는 것입니다. 혹시 나중에 외국인 이사 선임등기를 신청할 때, 등기관에게 말씀 잘 해 주셨으면 합니다.”

“예. 제가 서류가 도착한 봉투 등을 가지고 가서 등기관에게 최대한 설명을 해보겠습니다.”

“감사합니다.”

대법원 2005.03.08 선고 2004마800 — 상법위반(이의신청) · 판례 원문 보기