임기만료로 퇴임하는 이사의 퇴임등기 서류

한길합동법무사사무소 · 법무사 염춘필 · 2026-09-29

이사 변경등기를 준비하면서 자주 받는 질문 가운데 하나가 "임기만료로 퇴임하는 이사에게서 사임서나 인감증명서를 받아야 하느냐"는 것입니다. 사임과 임기만료는 모두 이사가 퇴임하는 사유이지만, 퇴임의 근거가 다르기 때문에 등기신청 시 준비할 서류도 다릅니다. 실제 질의 사례를 통해 정리해 드립니다.

임기만료 퇴임은 이사 본인의 의사표시가 아니라 정관·법률에 따라 당연히 퇴임하는 것이므로, 퇴임이사로부터 받을 서류(사임서·인감증명서 등)는 없습니다.

사임은 본인의 의사표시를 증명하는 사임서가 필요하지만, 임기만료는 회사가 보유한 서류로 임기만료 사실을 증명합니다.

이사 정원에 결원이 생기면 퇴임이사는 후임 이사가 취임할 때까지 이사의 권리의무를 가지므로, 그때까지 퇴임등기를 할 수 없습니다.

1. 질의와 답변

［질문］

2026년 9월 28일 임시주주총회를 개최할 예정입니다. 2026년 9월 18일로 선임된 지 3년이 되는 사내이사가 임기만료로 퇴임합니다. 임기만료로 퇴임하는 이사의 퇴임등기를 신청할 때 해당 이사로부터 받아야 할 서류가 있는지요?

［답변］

정관에서 정한 이사의 임기가 만료되어 퇴임하는 이사의 경우, 본인의 의사에 따라 퇴임하는 것이 아니므로 임기만료로 퇴임하는 이사로부터 퇴임등기를 위해 받을 서류는 없습니다.

2. 퇴임이사로부터 받을 서류

사임은 이사 본인의 일방적 의사표시로 효력이 생기므로 등기신청 시 그 의사를 증명하는 사임서(통상 인감 날인 및 인감증명서 첨부)가 필요합니다. 반면 임기만료는 기간의 경과라는 사실만으로 당연히 퇴임하는 것이므로 본인의 의사를 확인할 서류가 필요 없습니다.

［사임과 임기만료의 비교］

구분

사임

임기만료

퇴임 원인

본인의 의사표시

임기의 경과(당연 퇴임)

퇴임이사로부터 받을 서류

사임서, 인감증명서 등

없음

퇴임 증명 서면

사임서

정관 등 회사 보유 서류

퇴임이사가 연락이 닿지 않거나 협조하지 않더라도, 임기만료 퇴임등기는 회사가 단독으로 진행할 수 있습니다.

3. 퇴임등기 신청 시 첨부서면

임기만료에 따른 퇴임등기는 회사가 보유한 서류만으로 신청합니다.

임기만료 사실을 증명하는 서면 : 정관 등

후임 이사를 함께 선임하는 경우 : 선임 결의 의사록(공증), 취임승낙서, 인감증명서 등 취임에 필요한 서면을 추가

4. 이사 정원 결원 시 유의사항

임기만료로 퇴임하더라도 법률 또는 정관에서 정한 이사의 원수에 결원이 생기면, 퇴임이사는 새로 선임된 이사가 취임할 때까지 이사의 권리의무를 가집니다. 이 경우에는 후임 이사가 취임하기 전까지 퇴임등기를 신청할 수 없고, 후임 이사의 취임과 함께 퇴임등기를 하게 됩니다.